论在哪个朝代哪个国家，都有专门负责采购的专业人员。

随着社会的发展，一些商业化运作的公司也正式确立了一个”以采买商品”为工作内容的职业，即“采购员”。很多人对采购员的职责不是很清楚，本期文章就分四点来说说关于采购员的那些事儿。

第一，采购员的岗位定位

以超市为例，超市的部门分为两类，一类是业务部门，一类是职能部门，而采购就是处于业务部门与职能部门之间，与业务部门（食品、非食、生鲜）有紧密的业务交互，又与职能部门（人事、财务、货运、信息等）互相关联。总之，采购员在整个企业岗位体系里是涉及部门最多的职业。

如果想要确定采购员的职责，那就必须划分其涉及的部门，然后逐个的去确定自己的职责。总之，采购员必须要懂基层业务，又要对自己负责采购的商品有全面的了解，且在处理采买相关事宜时，能充分考虑到资金、财务、账务以及销售、售后、价格、质量上的一些列问题，这才算是合格的。

所以，采购员的岗位定位也是极其复杂的，这取决于我们主要负责哪一部分，

第二，采购员内部的岗位划分

说起采购员的内部岗位划分，这要从“采购部门”说起，一般采购员分两种，内勤和外勤，内勤主要从事的是数据分析、订单汇总、退单送达、售后跟踪等工作内容；外勤负责商务谈判、合同签订、走访市场、回访客户、采购商品等。

此外，除却内勤、外勤之外，还会设置单品类主管，单部门主管，单门店主管、多门店主管等。像这种有完整管理框架的采购部门，一般只有大型的连锁超市才会配备，一般的小企业采购员不涉及到这么复杂的岗位划分。

换句话说，越是健全的采购部门，对于采购职责的划分就越详细，只有确定了我们的岗位，才能在繁多的采购员职责里划分出属于自己的那部分。

第三，采购员的职责划分

总体来说，采购员的职责是极其重大的，但凡与商品有关的工作都能与之相关联。比如商品定价、畅销商品采购、滞销商品处理、采购主流商品、丰富核心商品数量、退货、洽谈商品供销事项，以及采购数据整合，财务账单核对，阶段性采销成本核算，汇报等等，这都是采购员要做的事情。但这并不代表所有的事情都要由一个采购员来完成，这些职责实际上是由整个采购部门来完成的，大家只不过是各自分管一部分。

以超市为例，我们分以下几点来详细解读一下：

①：内勤，一般内勤主要工作就是把自己负责的小组、部门、门店的订单进行汇总。一般小部门提交的是纸质订单，汇总到内勤采购员手里之后，结合各个部门、门店的销售周期转换成电子订单，然后报送总部审批，之后由总部将订单递交给外勤采购员进行采购。

另外，除上述工作之外，畅销商品跟踪，滞销商品处理，以及异常库存清仓等也是要由内勤来负责汇总到部门内其他负责的同事来处理的。

②：外勤，实际上外勤就是内勤的一种延伸，内勤主要负责反馈门店在正常经营下需要的一些物资，而外勤就是根据内勤反馈的订单以及数据，有目性、有根据的去寻找相应的物资。比如寻找供货商、与厂家商谈供货、商品采购、商品出现问题后的处理、退换货、调货、货款结算等等，这一切都与外勤有关，且责任落实到个人。

③：其他人员，除此之外，内外勤根据负责小组、部门、门店的不同，还有其他层级的划分，一般都是根据门店的规模、业务的多寡来配备，门店越多层级越多，门店较小，很多流程都会简化。

实际上，采购员的职责划分都是以岗位为定性的，而并非以职业定性，虽然大家都是采购员，但每个人负责的部门不同，职责也是不同的。

第四，采购员的岗位定义

从本质上讲，一个企业只要涉及到“花钱购买”的，用来维持企业业务正常运作的东西，都应该归采购员管。而采购一件东西，从企业需求到汇报，从汇报到审批，从审批到拨款，从拨款到采购，以及围绕采购商品展开的后续工作，比如库存、滞销、畅销、售后等。

而涉及采购岗位最复杂的领域就是线下零售业，尤其是一些大型的综合卖场，对采购员的岗位划分是极其细致的。但不管如何划分，采购员的岗位定义就是“采购企业需要的一切商品”，遵循“以企业利益为先”的原则，使用自己的采购职业技能，尽可能的帮助企业多赚钱，少损失钱。

结语：采购员不是谁都可以胜任的，用一句话就可以概括：“做好是应该的，做不好是要负责任的”。

如果想要成为一名采购员，起码要对基层业务了若指掌。并且要掌握自己所在门店、区域的商品市场行情。可能有些人天生适合做采购员，但一名优秀的采购员绝对都是从基层做起来的。想要了解采购员的职责，那就必须先了解基层业务，虽然短期内不会给我们带来什么实质性好处，但这绝对会让我们能够迅速的了解采购职责。

购部采购主管职责排序：

1. ①合理使用人力，全面安排采购计划，保证采购工作的顺利进行。

这是采购主管的基础职责，需要首先规划和安排整个采购流程。

2. ②与供应商建立良好的业务关系，完成酒店采购任务。

建立良好的供应商关系对于完成采购任务至关重要。

3. ③了解市场信息，比值论价，降低费用开支。

了解市场信息和比价是降低成本的关键步骤。

4. ④检查和监督进口物品的报关工作，做到手续齐全，资料齐备。

确保进口物品的合规性和手续完整性是采购流程中的重要环节。

采购部采购员职责排序：

1. ①了解各部门物资需求及各种物资的市场供应情况，掌握财务部及采购部对各种物资采购成本及采购资金控制要求，熟悉各种物资采购计划。

这是采购员的基础职责，需要了解需求和市场情况以制定采购计划。

2. ②对各部门急用物资优先安排，并与供货单位联系。

紧急物资的采购需要优先处理。

3. ③及时与申购部门联系，落实物资的规格、型号、数量，避免出现差错。

确保采购物资的准确性。

4. ④认真核实各部的购物计划，保证库房正常储备量，防止物资积压，对定型、常用物资按库存规定及时办理，做好物资使用的周期性计划工作。

管理库存和采购计划，避免物资积压。

5. ⑤认真履行财务制度，购进的一切货物应办理进仓手续，手续办妥后，立即到财务报账，不得拖账、挂账。

遵守财务制度，确保账目清晰。

6. ⑥与库房取得联系，落实当天物资实际到货的品种、规格、数量，并把好质量关。

确保到货物资的准确性和质量。

7. ⑦外出联系业务要详细说明去向，并告知部门经理及秘书。

保持沟通透明，确保团队了解采购员的行踪。

8. ⑧随时向申购部门了解所购物资的使用情况，征询使用单位对物品的质量评价。

获取反馈，以改进未来的采购决策。

9. ⑨对外埠购进的大宗物品，当接到报站通知后，及时办理提货及运输手续，确保货物提前交付使用。

确保大宗物品的及时提货和运输。

10. ⑩尽量做到单据或发票随货同行并交仓管员验收，如因托收或省外物资单据不能随货同行，应预先根据合同数量，通知仓管员做好收货准备。

确保单据和发票的及时处理。

11. ?认真落实各项进货合同的数量、质量、规格和性能，把好进货关，杜绝假冒伪劣商品对酒店的损害。

最后，确保进货合同的严格执行，防止不良商品的流入。

这样的排序有助于确保采购流程的顺畅和效率，同时保证采购质量和合规性。

购是指负责获得生产产品或提供服务所需的物料、零件和补给。采购对企业的动作是相当重要的。在制造企业中，产品成本中超过60%的部分来自外购零件和物料，在零售和批发企业的外购存货则更高。采购员则是企业执行采购任务的员工，他/她们的工作对企业经营成本的降低起着关键的作用。

A 采购员的工作内容

A-1搜集信息

（1）充分了解请购材料的品名、规格。

（2）调查市场行情。

（3）搜集有关供应商的资料。

（4）搜集有关替代品的资料。

（5）搜集有关品质及其他方面的资料。 A-2询价

（1）选择询价对象。

（2）询问价格。

（3）整理报价资料。

（4）选择议价对象。

A-3比价、议价

（1）经成本分析后，拟定底价，设定议价目标。

（2）决定采购条件（向供应商详细说明品名、规格、品质要求、数量、扣款规定、交货期、地点、付款办法等）。

（3）了解其他供应商价格是否较低。

（4）考虑价格上涨下跌因素。

（5）估算运费、保险费及关税。

（6）核对付款条件。

（7）比较交货期限。

A-4评估

（1）同规格产品应找几家供应商询价、比价、议价。

（2）供应商是否为信誉良好的生产厂家。

（3）供应商是否有必要办理售后服务。

（4）供应商的供应能力是否能按期交货和品质是否有保障。

（5）是否需要开发其他供应商或外购。

A-5索样

（1）索取样品。

（2）整理检验结果并进行比较。

A-6决定

（1）选择适当的供应商。

（2）签订采购合约。

A-7请购

（1）按物料计划计算请购物料数量与交期。

（2）请购单上应详细说明与供应商议定的买价条件。

（3）分批交货者应在请购单上注明分批交货的时间表。

A-8订购

（1）订购单函寄或传真至供应商。

（2）向供应商确定价格、品质要求、交货期等。

A-9协调与沟通

（1）对能否达到交期，供应商要及时回复。

（2）不能达到者及时联络协调，以确定一个合适的交货期。

A-10催交

（1）无法于约定日期交货时联络请购部门（物料控制部）并进行交易异常控制。

（2）逾期未交货者应加紧催交。

（3）督促收料单。

（4）控制长期合同的交货。

A-11进货验收

（1）进货的品质验收。

（2）进货的数量验收。

A-12整理付款

（1）核对各种手续是否完备。

（2）发票抬头与内容是否相符。

（3）发票金额与请购单价是否相同。

（4）是否有预付款或暂借款。

（5）是否需要扣款。

B 采购员的岗位职责

采购员的职责是完成采购部门的采购任务。具体如下：

a.了解采购部门的职责权限

采购部门的职责权限如下:

（1）审查请购单的内容，包括是否有采购的必要以及请购单的规格与数量等是否恰当。

（2）与技术、品质管制等部门人员共同参与合格供应商的甄选。

（3）执行采购功能，包括询价、比价、议价及订购。

（4）交货的稽催与协调。

（5）物料的退货与索赔。

（6）物料来源的开发与价格调查。

（7）采购计划与预算的编制。

（8）国外采购的进口许可申请、结汇、公证、保险、运输及报关等事务的处理。

（9）供应商的管理。

（10）采购制度、流程、表单等的设计与改善。

采购部门的职责按其重要性来排列，其前九项重要工作项目顺序如下：

（1）评估现有的供应商。

（2）选择及开发新的供应商。

（3）安排采购及交货日期。

（4）谈判采购合约。

（5）从事价值分析的工作。

（6）自制或采购（外包）的决策。

（7）指定运输方式。

（8）控制交货。

（9）租赁或买断的决策。

b. 熟悉采购核准权限

采购员的作业流程一般为请购、报请核准、实施采购作业。采购员采购的物品可分为物料、财产及总务用品三种类。这些物品的核准权限如下：

b-1物料

（1）请购金额预估在一万元以上者，由采购主管核准。

（2）请购金额预估在一万至五万元者，由采购经理核准。

（3）请购金额预估在五万元以上者，由总经理核准。

b-2财产

（1）请购金额预估到二千元以下者，由采购主管核准。

（2）请购金额预估到二千元至二万元者，由采购经理核准。

（3）请购金额预估到二万元以上者，由总经理核准。

b-3总务用品

（1）请购金额预估到一千元以下者，由采购主管核准。

（2）请购金额预估到一千元至一万元者，由采购经理核准。

（3）请购金额预估到一万元以上者，由总经理核准。

c. 采购员的职责

采购员的职责如下：

（1）经办一般性物料采购。

（2）查访供应商。

（3）与供应商谈判价格、付款方式、交货日期等。

（4）要求供应商执行价值工程的工作。

（5）确认交货日期。

（6）一般索赔的处理。

（7）处理退货。

（8）收集价格信息及替代品资料。

（9）请购单、验收单的登记。

（10）订购单与合约的初步拟订。

（11）交货商来访的安排与接待。

（12）供应商来访的安排与接待。

（13）采购费用的申请与报销。

（14）进出口文件及手续的申请。

（15）电脑作业与档案管理。

（16）承办货物保险及公证事宜。

C 采购员的素质要求

作为一名合格的采购员，必须有“才能”与“品德”兼备，“知识”与“经验”共存，才能更好地履行采购作业。

采购员必须是一名谈判者。他/她拥有最佳供应商的选择能力；与工程人员共事的能力；绝佳人际关系处理能力；同时还有个法律专家。

采购员必须是一名生意人。他/她具有远见；清楚地了解公司的需求；清楚地了解顾客的需求；清楚整体成本的考虑；同时还是个后勤运送专家。

以下为采购员的基本素质要求：

a. 较强的工作能力

采购是一项相当复杂，而且要求很高的工作，采购员应具备的基本工作能力也相当的多样化。采购人员必须具备较高的分析能力、预测能力、表达能力和专业知识水平。

a-1分析能力

由于采购员常常面临许多不同策略的选择与制定，例如物料规格、品种的购买决策、何者为企业所能接受的价格、物料如何运输与储存、如何管理才能得到消费者的回应。因此，采购员应具备使用分析工具的技巧，并能针对分析结果制定有效的决策。

首先，采购支出是构成企业制造成本的主要部分，因此采购员必须具有成本意识，精打细算，锱铢必争，不可“大而化之”。其次，必须具有“成本效益”观念，所谓：“一分钱一分货”，不可花一分冤枉钱，买品质不好或不具有使用价值的物品。随时将投入（成本）与回报告（使用状况、时效、损耗、维修次数等）加以比较。