在现代社会中，学术会议是各个学会和机构的常规活动之一。比如医学，它们可以用来把行业相关人员召集在一起，分享医学知识与医学经验，以及促进医学发展。然而会议需要有专业的会议会务人员来筹划，协调和组织。那么如何做这些工作呢？
< class="pgc-img">第一阶段：会议的筹备
对于会议的筹备，执行各种任务的会议策划人员需要展开各个方面的工作，以确保会议的顺利开展。会议策划人员的主要职责之一是确定会议的目标和主题。他们需要调查和分析会议所属领域的最新趋势和市场动态，以便确定会议的范围和目的。
一旦确定了目标，策划人员就会制定详细的时间表并计划会议预算。在计划这个预算的过程中，他们需要考虑的因素包括会场租金、餐饮、住宿、交通费和员工的薪金等各个方面。要确保这些成本可以在公司预算中得到支持。
第二阶段：邀请演讲嘉宾
为了确保会议的成功，策划人员需要邀请知名的演讲者和业内专家来分享知识或参与讨论。这些嘉宾将提供有价值的观点和见解，使得会议更富有吸引力和影响力。邀请演讲嘉宾的过程还需要与他们相关的秘书进行沟通，以便确定嘉宾的到达时间和住宿。
第三阶段：建立会议的议程
建立优秀议程对于一场成功的会议至关重要。在确定会议的主题和议题之后，合适的议程将确保会议可以真正地达成预定的目标。在制定议程时，策划人员应尽可能详细地描述每个议题，并考虑在会议期间为参会者安排合适的休息时间。
第四阶段：组织会议的场地和设施
一旦确定了会议的时间和地点，策划人员就需要开始准备场地和设施。这需要租借符合要求的会场，并设置适当的音响、照明设备和投影屏幕，以提供高质量的视觉和听觉体验。此外，对于需要的会议用品，他们需要和相应的商家进行联系与谈判。这些用品可能包括会议桌椅、工作台、文件柜、茶具等。
第五阶段：会后跟进和反馈
对于会议策划人员而言，会后的事项同样重要。他们需要把会议记录归档、提交审批并总结汇报成果。同时，策划人员还需要与嘉宾和参会人员进行跟进，以了解他们是否对会议感到满意。在跟进这些事项时，策划人员还应该收集反馈和建议，并根据这些意见提高自己的策划技巧。
综上所述，会议会务策划工作是一项复杂和多层次的流程。对于会议策划人员而言，准确地管理和协调这些活动是成功的关键。同时，这项工作需要策划人员具备领导力、组织能力和与人沟通的能力。
饮行业实行的是人对人的服务，对顾客而言，服务质量只有好坏之分，不存在较好较差的比较等级，好就是全部，不好就是零。员工在服务时可以犯错但不能重复犯错，因此“不贰过”应当成为管理者所共有的优点，一场有效的评审会就可以帮助企业实现工作上的“不贰过”。
评审会是指为达成工作任务目标找出好的工作方法，形成最优方案的会议。评审会包括：不同部门基于同一工作进行评审，例如降低员工离职率的评审会；不同部门基于不同工作围绕共同目标进行评审，例如新店开业的评审会。
评审会在一些企业也会召开，但笔者发现有些企业开评审会通常会犯以下错误：不做会前准备，会上熟悉内容；不知如何组织，会中成一言堂；不提前读材料，会中答疑解惑；不知评审目标，会中大谈感受；不做跟进检查，会后不了了之。而一场有效的评审会不仅能更好的解决问题，也能让会议更高效。
第一步 选好参会人员
首先要确定谁参加会议。参加评审会的人员质量决定了评审会的质量，所以会议主持人要围绕目标慎重选择与研讨主题相关的与会人员，建议与会人员不能少于四人。
其次确定谁担任主持人。评审会的主持人就是会议的发起人也是决策人，就是与会人员中级别最高的人，直接负责管控评审会的进展。
然后确定控制时间的人。负责对评审会每个步骤时间和评审会总体时间进行控制，通常称为时间郎。
随后确定会议记录的人。确定专人按照会议记录模板对评审会所有结论进行记录，方便学习查阅存档，为后期执行落实奠定基础。
最后确定跟踪检查的人。安排专人对评审会的执行内容进行跟踪检查，将工作落到实处。
第二步 做好会前准备
要想开一场成功的评审会，那会前准备工作做好就等于成功了一半。
制定工作目标
会议主持人制定工作目标，并和所有与会人员澄清工作目标，使大家对工作目标的理解是清晰、准确、无遗漏和有共识的，会议主持人把将要实现的工作目标所需要的资料（数据、报表、报告等）提供给所有与会人员，方便与会人员提前了解才能提出可行性方案。
提前讨论原因
与会人员依据下发的会议资料，围绕将要达到的工作目标，组织本单位人员形成内部讨论，运用“头脑风暴法、鱼骨图分析法”两种工具讨论形成问题以及问题产生的原因。
头脑风暴法在评审会中广泛应用，把出现的问题拿出来，让大家一起讨论，每个人都阐述自己的意见和这个问题的解决办法，或者大家一起碰撞能得到更好的解决。用头脑风暴法分析产生问题的原因可以这样做，先让每个员工各自交流问题产生的原因，再让每个员工大胆讲述自己的想法，鼓励并保证所有人都完全参与进来，记录所有的想法，然后去掉大家论述中明显重复的部分，最后由小组全体成员对剩下的原因进行排序，找到产生问题的关键原因。
< class="pgc-img">鱼骨图指的是一种发现问题“根本原因”的分析方法，例如：评审如何解决餐中服务及时性？通过研讨运营用鱼骨图把产生问题的原因进行归类，首先把要解决的问题写在鱼骨的头上，然后把相同原因归类分层，在鱼骨上标出，最后进行探讨。
会前做好以上两个准备工作，就可以带着方案参加会议，以此将大大提升评审会效率和质量。
第三步 做好会中研讨
首先会议组织者要明确会议主题、会议目标、会议时间、纪律要求；然后与会人员按照会前准备工作，分别围绕会议工作目标，讲述各自的问题以及问题产生的原因；最后，会议组织者区分共性问题和个性问题，并制定行动方案：
个性问题：各部门自己制定行动方案，例如：新店开业离职率问题。
共性问题：与会人员运用“头脑风暴法、共识决策”两种工具进行讨论制定行动方案。
与会人员在合理和探讨的基础上商议问题， 每个成员都充分发表看法。讨论所有可能的方法后，团队成员就某一个均可以接受的方案达成共识，然后按照“少数服从多数”的原则确定最终方案，这样有利于统一思想，提高执行力。
最后，会议主持人总结实现目标的最终方案是什么，并对与会人员的表现进行点评。同时对会议形成的关键措施、待办事项和跟踪问题进行回顾并与参加会议人员进行确认。
第四步 做好会后跟进
会议结束，与会人员围绕工作目标和关键措施制定方案，会议组织者统筹各方案并跟进执行效果，会议跟踪人员定期通报会议跟踪情况。
在召开评审会时还需要注意的是：在改进的过程中一定要明确两个目标：一个是工作目标；一个是会议目标。积极组织与会人员参与讨论，在达成共识中，共识不是绝对的同意，而是基本同意，如果在议而不决或者不知道选择哪个方案的时候，可以采用“举手表决”的方式进行决策。
< class="pgc-img">《如何实现月度离职率目标》的评审会
1.会议组织者制定目标
人力资源中心组织各部门负责人召开“如何实现月度离职率目标的评审会”，人力资源中心明示2021年离职率控制在5%/月；
人力资源中心把将要实现的目标和离职率相关资料（数据、报表、报告等）提供给所有与会人员。
2.各自讨论形成问题以及问题产生的原因
各部门负责人围绕将要实现的目标，根据离职率相关资料，组织本单位人员运用讨论的方式开内部会议：用“头脑风暴法”分析离职原因，用 “鱼骨图分析法”对原因进行分类。
3.召开评审会
会议组织者明确会议主题、会议目标、会议时间、纪律要求。
所有与会人员分别围绕目标，讲述各自的问题以及问题产生的原因。
会议组织者区分共性问题和个性问题，并制定行动方案：个性问题：新店开业离职率问题酒店自己制定行动方案；共性问题：与会人员运用“头脑风暴法、共识决策”两种工具进行讨论制定行动方案。
会议结束前，会议主持人总结实现目标的最终方案是什么，并对与会人员的表现进行点评。
最后，会议主持人对会议形成的关键措施、待办事项和跟踪问题进行回顾并与参加会议人员进行确认。
4.制定方案
各部门总经理围绕月度离职率目标与关键措施制定各自的方案
5.改进检查
人力资源中心统筹各方案并跟进执行效果。
< class="pgc-img">——本文摘自《中国好餐饮》杂志
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< class="pgc-img">< class="pgc-img">者 | 餐饮老板内参 内参君
2024中国连锁餐饮峰会
携手生态企业，共同迈向新征程
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