个人都喜欢精彩的颁奖典礼。但是怎么样让颁奖典礼真正脱颖而出？学习最佳实践以及专业人士的建议是创造精彩时刻的最好办法。
虽然食物是颁奖典礼和其他社交活动的主要组成部分，但还有许多其他事项需要考虑，比如：仔细考虑时间、地点、场地、会场、娱乐、主题、装饰、灯光、供应商。
虽然本文的重点是奖项活动，但大部分信息也适用于许多其他类型的晚会活动，例如黑领带活动，晚会和晚宴。
当人们前往会议或活动，你问他们为什么参加时，回答通常是教育、社交圈，商务等。很少有人提及参加活动是以精美的食物为目的。然而，当他们回来时，你再问他会议如何如何时，他们谈论的第一件事是他们参加的颁奖晚会/晚宴/派对/社交活动，还包括一些好的和不愉快的经历。
在正式切入正题之前，不妨先来几个定义：
什么是颁奖典礼？
颁奖典礼是庆祝、表彰个人或组织的卓越贡献和成就的活动，也被称为颁奖晚会，颁奖仪式，颁奖典礼，表彰大会等。活动通常在晚上举行，最常见的是穿戴正装，佩戴黑色领带。
什么是GALA晚宴？
GALA的得名可能是来源galaxy(即星系，译者注)，也就是全体大会之后的盛大聚会，既有众星捧月、光芒四射的大人物，也有群星璀璨的嘉宾。这样的场合通常包括晚餐和娱乐。客人穿着华丽得体的服装，包括晚礼服和黑色领带。
什么是黑色领带活动？
黑领带活动的意思是需要正式着装的社交场合和着装要求。传统上，晚间活动，晚宴，舞会，颁奖典礼，筹款活动和派对通常都是黑领带活动。如果您曾经想过要在黑领带和白领带活动中穿什么，下面有一些提示：
黑领带活动的礼仪和着装规范
关于晚间活动的着装要求往往存在很多混淆。以下是关于黑领带和白领带活动中可接受（和不可接受）的明确解释。知道在颁奖典礼上穿什么是非常重要的，请仔细考虑颁奖典礼上的着装要求。
黑领带活动穿些什么？
黑色领带活动的着装要求是正式的晚礼服，但黑色领带活动的服装不如白色领带着装正式。
男士应该穿一件在美国被称为燕尾服的晚礼服，还有一件白色礼服衬衫，带袖扣和黑色领结。腰带或背心应搭配精巧正式的皮鞋。
女性通常穿着长长的晚礼服，珠宝和高跟鞋。更短，迷人的鸡尾酒礼服配黑色领带也可以。
白领带活动的礼仪和着装规范
白色领带是最正式的着装规范，也被称为全晚礼服或礼服套装。白色领带象征着最精彩，最特别的活动和场合。
对于男士来说，白色领带需要穿着挺刮的白色衬衫，背心，白色领结，黑色西装。白领带活动绝对不能穿常规燕尾服。
对于女性来说，长晚礼服是必不可少的，对于最高级别的活动，带袖套也是必要的。
策划颁奖典礼或晚会，首先必须明确活动的目标和原因
举办颁奖典礼对每个人来说都是一件大事，意味着得到认可和表彰。在策划颁奖典礼，晚宴活动或黑领结活动之前，首先需要确定活动的原因，这与举办会议或展览并没有什么不同。
比如：破冰船招待会，颁奖晚宴，退休派对，假日派对，筹款活动吗？确定原因之后，想想你想要达到的结果（目的）。
为了达到活动的原因，需要按照SMART原则创建目标。
SMART就是具体，可量化，可达到，相关，时效的英文首字母的缩写。
比如：举办本次晚宴将的目的是在未来3个月内完成20%的赞助。
谁出席活动：
你需要考虑出席嘉宾的人口统计学和心理特征，因为你必须了解这些受众。因此从装饰到菜单再到娱乐都将取决于谁来参加。
虽然人口统计学描述了年龄范围，性别，教育水平等等，但心理画像与生活方式有关。生活在纽约的人可能与居住在堪萨斯州农村的人具有相同的人口统计数据，并且生活方式完全不同。心理特征包括个性，价值观，观点，态度，爱好和兴趣。心理学解释'为什么'他们在那里。
获奖名单如何确认
奖励是出于各种原因给予个人或团体的一种荣誉或认可。奖励可以用于获得成就，例如赢得体育赛事或终身成就奖，年度会员奖，年度教育奖等奖项。该奖项是大众对卓越的认可。
通常会有一个提名流程，指定一个委员会来选择获奖者。
在颁奖之前，获奖人应该得知获奖吗？
关于是否让获奖人提前知道获奖或者让给他们创造惊喜，一直都存在争论。站在获奖人的角度而言，获奖人通常更喜欢事先知道，因为他们可以事先准备他们的获奖感言和适当的评语，而不是在当场突然的手足无措。尽管损失了惊喜，但是这使得获奖演讲或感言更自然。
当我被引入活动产业理事会名人堂时，活动策划人是拉斯维加斯米高梅负责活动的Lenny Talarico。他在活动开始之前悄悄地打电话给我，让我分享一些关于我自己的事情，我告诉他我是摇滚极客，我喜欢60年的代摇滚乐。因此，他以摇滚音乐为主题，布置音乐，舞蹈，甚至是吉他形状的甜点。当他们跳舞时，舞者们在舞台上带着我的名字。四周都有伴舞者、杂技演员等。这是一个我永远不会忘记的夜晚。而且，这就是您希望获奖者能感受得到的属于他们的夜晚，您希望他们感到特别。
晚会要让人保持清醒和适量的饮酒
许多会议活动会搞一个颁奖典礼。会议策划者和餐饮服务商需要找到得体方法，在确保获奖者获得足够尊重、认可的情况下，减少令人乏味、喧哗的环节。
颁奖宴会通常是会议最后一晚举行的盛大宴会的一部分。然而，这种方法有几个缺点。一方面，与会者刚刚经过几天的紧张会议和其他商业活动，并准备参加派对。他们中的大多数人可能在晚上早些时候去过一次或多次招待会，并且喝了几杯含酒精的饮料。如果用餐时无限量提供葡萄酒，参会群体可能会变得喧哗吵闹，哪有精力看颁奖。
所以，控制究竟供应对于颁奖晚宴而言就是控制参会群体的行为。
颁奖晚宴的一些新趋势
如果颁奖典礼是大型的多天举办的会议的一部分，则会出有不同的方法。新的趋势是在会议开始的早期就颁发奖项，例如，第一天。这确保了与会者的全神贯注。它还确保获奖者在整个会议期间都沉醉在聚光灯下，激动不已。
这样做的另一个好处是，第一天晚上可能会有更多人在场。因为许多与会者在最后一天都会提前离开，不会参加最后的宴会，是为了节省额外的酒店费用或快点回家。这意味着最后一晚的出勤人数往往较低。
也可以在早餐或午餐时颁奖。因为在这些时候，与会者会更紧张。然后他们可以在最后一晚享受乐趣和彻底的放松。
如果有多个奖项要颁发，另一种策略是在整个会议期间循环播放奖项。您可以从次要奖项开始颁发，最重要，最有声望的奖项留到最后颁。
如果您仍然喜欢传统的在最后一晚颁奖，您应该在开始就致辞，颁奖，而不是在用餐快结束时。如果所有奖项都在最后颁发，唯一的机会是在上甜点之前或期间就开始。否则，要么会者会忽略颁奖环节，而投入到地下的谈话之中，而有的与会者甚至可能会提前离开。
餐饮服务商还必须了解礼仪、流程，座位安排以及与仪式相关的其他类虑因素。比如，何时倒酒，何时上菜，如果祝酒的时候没有上酒就尴尬了，如果提前上菜大家光顾吃也尴尬了。
选择合适的场地
哪些要点应该写在你的需求单（RFP）中呢？
需求书（RFP），是一份正式文件，征求潜在场地举办此次活动的方案。收到场地方的提案的质量将与您发出RFP的质量相关。因此，请务必包括所有要求，无论大小。
RFP应包括：
简介/概述
主要联系人
组织名称
联系信息
可用日期
时间范围
来宾人数
参加者简介
嘉宾的人口统计资料
预期的特殊膳食的数量/类型
可到达性需求
任何外地客人（如果住酒店）的预计睡眠数量
活动的简介
活动的目的
奖项类型
主题
装饰风格
装饰空间
服务员的比率
服务员与来宾的比率：平均1:32
协商更高比例的服务员：法式服务1:20; 倒酒服务1:16
特殊要求
搭建类型
无声拍卖
冰雕
自助餐等
预算
赞助
任何额外的费用
场地费
WiFi
服务费
停车等
有关以前活动的信息
近3年来的活动历史信息，包括出席率和花费金额
首选通信方法
电子邮件
电话
文字
信
提交提案的截止日期
如何提交提案（纸质版或电子版）
所需的提案副本数量
提案格式（Word，PDF等）
电子邮件附件
上传到网站等
决策和通知日期
封面
协商谈判
与任何谈判一样，您需要利用杠杆。如果您的预算较低，您很可能需要支付额外的人工费。预算高的活动则可以获得一些减免的收费。请注意，此必须在签订合同之前签署合同。与任何协议一样，请确保以书面形式签署并签字。
颁奖活动场地的重要性
你将在哪里举办活动？
如果是会议的最后一个晚上，您可能希望将其保留在主办酒店，因为，后勤保障上更容易。
如果您有预算（或赞助商），您可以选择一个酒店之外的场地以增加惊喜元素。但您必须将班车交通或运输的成本计入进去。
为您的活动选择合适的场地：在您签署合同之前要问的问题
酒店或会议中心多功能厅的天花板高度一般在11英尺到14英尺之间。较低的天花板可能让空间感觉拥挤。而更高的天花板会产生回响，需要安装了吸音织物。
许多会议策划人员现在正在互联网上进行场地考察，甚至没有亲自到访。这样做必须注意以下事宜：
您查看图片可能是过时的，您无法分辨房间是什么样的。
您无法闻到场地的气味，看是否通风良好，是否有任何气味或可能霉菌。
如果没有实地到访场地，就无法知道外面或厨房是否有噪音。
当需要话筒，演讲和音乐时，检查音控装置非常重要
走一遍客人抵达的动线图是必要的。
如果多功能厅直接靠近厨房，走廊和服务走廊，应采取一些措施，以防止后面不必要的香气和噪音渗入功能室。在这些幕后区域移动的员工可能偶尔会分散注意力。
如果员工在服务走廊里偷听，大笑或说话，可能影响与会者的注意力。应提醒员工在这些区域轻声说话，以尽量减少噪音干扰。
在选择适合举办活动的功能厅时，您需要考虑几件事情：主要因素是氛围，参加者的舒适度，功能室外观，位置，公用设施和面积。
大多数酒店现在收取场租费，除非活动利润丰厚的情况下才可协商减免，比如小费的食品和饮料收入，有无住宿收入等。
策划者需要了解的会议室的规格信息：
活动策划者在策划颁奖典礼时需要了解的场地信息有：
天花板高度（包括高度的变化 – 考虑天花板高度较低的区域和吊灯的高度）
是否有柱
出口和入口的数量和位置
洗手间的位置，数量和质量
电源功率和插座位置
消防通道和紧急疏散程序
房间的整体外观非常重要，需要考虑以下方面：
照明
隔音效果
地板和墙壁覆盖物的颜色和类型
墙面处理
味道
可识别度
布局
会场对于活动成功的影响很大，有一些场地类型是需要不计成本去避免的，在签署协议之前更要考虑清楚。
狭长的多功能厅
狭长的多功能厅会带来“保龄球走道”效应，这种长方形的会议室妨碍了了客人的交流与移动。也会影响服务质量，因为许多客人往往会倾向于聚集在会议室的一端，导致一端的餐台可能非常繁忙，另一段确只有几个客人。
与此同时，将扬声器放置在长形的会议室中间也是困难的，尽管扬声器也可以安装在长边的中间位置，视听的效果也大打折扣。
柱子
在功能室中，柱子都不好，因为柱子阻挡了视线。如果在活动期间有演讲者或视听演示，效果更差。一些边缘的柱子是可以接受的，但是太多了会影响活动质量。
场地和餐饮服务商可能提供布置的建议，以尽量减少负面影响。例如，可以在一些装饰的柱子之间安排自助餐台，这可以增强房间的外观。或者可以使用镂空的半月型餐台将自助餐包裹在柱子周围。
入口和抵达口
通常多功能室有足够数量的入口和出口，因为当地的防火法规需要这样。
如果您安排了扬声器和/或视听演示，您还需要知道将设备运入和运出多功能厅是否容易，比如有无货梯，走道是否需要铺地毯。
部分会议室设有户外入口和装卸处。如果会议室不在地面层，是否有大型货梯可以运输大件物品，甚至是轿车等重物。
主桌的位置
讲台或主桌不应放置于入口附近，因为来往的移动会打搅演讲人。如果有视频或PPT演讲，请尝试将讲台设置为远离门的舞台的一边，这样后来者就不会在演讲人的前面走过并打搅演讲。
自然光
如果是视听演讲，您需要最大限度地减少环境光线的光量（即，尽可能边自然光从门缝，窗帘缝或工作和服务区域渗入黑暗的房间），这些自然光必然会消除演示（PPT、视频）中的颜色。
如何创造完美的活动氛围：活动策划者需要了解的内容
创造良好的氛围究竟意味着什么？
氛围不仅仅是氛围，这是您在环境中获得的感觉，比如：会议室，那么就是空间的气氛，它受光、颜色、气味、声音、温度和其他未知因素的影响。
氛围还包括对空间的情绪和感觉，以及受到这些光线，颜色，气味，声音和其他未知元素影响后的感觉。
有时，多功能厅的外观或许在您的优先级列表中很重要。会议策划者经常被特定场所外观所吸引，但最主要的还是氛围。
在拉斯维加斯，俯瞰拉斯维加斯大道的客房需求量很大。尤其到了晚上，灯光璀璨。山景和水景房也很受欢迎，许多客户想要预订这些房间。
选择多功能厅时要注意什么
在观看多功能厅时，您首先注意到地板和墙壁覆盖物的颜色和类型。除了满足防火和建筑规范要求外，它们应该没有污渍和确保良好的维修。最好也应该品味高雅，装饰风格独特。
装饰会影响食欲吗？（是的，真的！）
在明亮，色彩缤纷的环境中，与会者往往会吃得更多。鲜艳的色彩，如鲜红色，粉红色和亮黄色，刺激食欲。深色和冷色调使食欲减弱。最极端的例子是深绿色，深蓝色，灰色和黑色。
您需要考虑如何为接待的（餐饮）付费。如果您按人头支付每人的费用，与会者吃或喝的数量无关紧要，因此您可以拥有鲜艳的色彩。而以消费量为基础进行支付时，在更明亮的房间中的消费也会更高，此时，可以选择更暗或更柔和的颜色和照明以便在最终的账单上节省资金。
照明水平和声音
您应该考虑多功能厅的照明和声音功能。如果在用餐期间安排了演讲，则房间不能有任何死角，即房间中没有声音或难以听清的区域。照明应由由可调光的开关来控制，以达到最适当的照明水平。
人们倾向于自然光，这可以使房间变暖。荧光灯的寒冷刺眼的眩光会对房间的氛围产生负面影响。虽然白炽灯照明比荧光灯更温暖，但全光谱照明视觉更好。
有时，如果我对一个活动感到厌倦，我会通过观察和计算吊灯中烧坏的灯泡来自娱自乐。我也会环顾四周看看底板上是否有划痕或脏地毯。这些表明了该物业对维护的态度。如果客人看到吃的场所都不符合标准，我有时会不自然联想道厨房是否保持清洁。——帕蒂休克（酒店教育家，作家和顾问）
活动设计和主题对活动产生影响
不要低估活动设计对整体体验的影响。
记住，你是为人们创造回忆。我相信你已经参加了许多令人难忘的活动 - 无论记住的是好还是坏。
是什么让人难忘？装饰？食物？服务？娱乐？奖项？
人们通常只记得特别好和非常坏的。一般的活动很快就会被遗忘。
不要犯这些错误
我曾经参加过一场黑领带的BBQ自助餐。你猜对了。客人穿着燕尾服和亮丽的礼服，而他们的自助餐盘装有烧烤排骨。我甚至参加了一场吃玉米棒的招待会。
策划者在想什么？餐饮经理在想什么呢？
值得冒险的晚餐
与早餐或午餐不同，会议策划者通常在预订晚餐时更具冒险精神：
他们通常有更多的钱和时间来策划。
法式和俄式服务方式在晚餐中更普遍。
自助，预置和提前布置的餐饮服务样式更多。
颁奖典礼中，娱乐和舞蹈更为常见。
许多晚宴只是主题的一部分，比如，是筹款活动或其他类型的主题的一部分，其中餐饮服务只是活动的一部分，很少有晚餐仅用于聚餐的目的。
晚餐参与者一般时间较充裕。他们通常不必在晚上参加商务会议或任何其他类型的活动。
如何挑选有吸引力的菜单
许多活动策划者没有足够的烹饪背景或专业知识来规划主要的餐饮功能。例如，我不推荐大批量的牛排，因为重口难调，有的人要吃生一点，有的人要吃熟一点，而一旦切好肉汁渗出后，它就会迅速失去热量。同样，大批量的蛋奶酥（Souffle）也不好。
食物必须做的不仅仅是味道好，它必须看起来一样很好，并且呈现出美丽的色泽。我们真的是先用眼睛去吃。今天，随着朋友圈美食现象的出现，许多客人在社交媒体发布他们的饭菜照片。
晚餐通常比一般的吃饭重要得多得多。餐饮只是其中的一部分。在帮助客户规划这些重大活动时，您需要与能够与兼顾许多亮点和特色活动的餐饮服务商合作。
来自专业厨师对于菜单和服务建议
为会议选择菜单选项听起来像是一个简单的任务，但搞不好它可能是令人生畏的。您可能认为威灵顿牛肉听起来很美味，但是有些人却不喜欢它，因为这种牛肉通常在包裹在酥皮糕点之前先涂上了肉酱（鹅肝）。（你可以要求换做蘑菇涂层。）
沟通至关重要。我觉得活动策划者一般都把重点放在餐厅服务的前端（即布置，装饰等），但很多时候都忽略了告诉后厨前面正在发生的事情，一个几乎总是忽略的问题是服务时间（上菜的时间）。许多活动似乎总是迟到开始，但这个信息对于厨师来说至关重要，特别是正式西餐。但是，对自助餐同样重要，你当然不希望食物在餐盘中过度烹饪。——GREG M. PAULSON，厨师，，佐治亚州西北技术学院
作为一名厨师，我会关注所有关于宴会活动任务单（BEO）的细节，菜单选择、更具体的时间、流程等。我不希望客人在跑道厨房来催。但是如果大厅前面的人没有通知我们宴会晚点的话，那么西式盘餐的食物（餐）会立即开始失去质量，（如，在热箱中过度烹饪的主菜，沙拉酱放得太早，不同的食物、汤等，需要保持一定的温度和时间内下才有好的口感）。
所有各方（前厅后厨）都必须提前了解特殊的膳食结构。我建议您提前介绍这顿晚宴的服务员。通过这种方式，厨师会在上特定菜的时候熟悉他/她们。这对于准备可能含有食物过敏原的菜肴非常重要。
许多活动策划者未能在他们的服务合同中告知厨师当晚乐队成员的用餐情况。我曾有几个婚礼宴会，当服务员在服务前一个小时漫步到厨房，告知为乐队提供12份餐。厨师当时满头雾水，“你在说什么？吃什么？”
您的晚宴应该避免哪些菜单选项？
有些菜单项要避免，例如：
1. 太精细不好处理、太容易破碎的东西
2. 任何不容易保鲜的食物（过度烹饪）
3. 冷起来快而只有热的好吃的东西
顺利的准备晚餐服务：活动策划小贴士
服务至关重要。活动中的许多美食都因服务质量差而被搞砸了。
无论餐饮功能的质量如何，餐厅设置和整体氛围如何，服务质量差都会大大降低与会者对活动的欣赏和享受。
糟糕的服务将掩盖活动的任何其他闪光的方面。如果缺乏服务，与会者将永远不会高兴。他们通常会记住一个糟糕的经历，而不是一个好的经历。
要注意重要的晚餐服务时间
在您想要开始用餐服务之前大约15分钟，开始提醒与会者。这时候要启动音乐，调暗前功能区域的灯光，可响铃，或发出语音通知，告知与会者可进入餐厅并开始就坐。
当与会者走进餐厅时，服务员应该准备好站在他们的站位，而不是靠在墙上相互交谈。
从吃到拿走盘子，沙拉套餐应该需要二十到三十分钟。
主菜应该需要大约三十到五十分钟。
甜点应该需要二十到三十分钟。
典型的晚宴活动将需要约两小时的宴会服务。
关于活动服务员的比率的指导意见
你曾就服务水平进行吗？
你问过酒店，他们的服务员比例是多少吗？
成功的活动需要配备充足的服务人员。
劳动力成本惊人，因此大多数酒店都有员工配备指南。他们制定严格的服务比率。无论服务方式如何，菜单类型或服务员是否负责葡萄酒服务，通常的比例是在餐饮服务中，每32位就餐者配备一名服务员。
膳食服务水平可以从每8位客人配1名服务员到每40位客人配1名服务员。虽然大多数餐饮服务人员的人员配备标准是1:32，但如果有葡萄酒或法式宴会服务，活动策划者应尝试协商1:20或1:16，服务员越多当然服务质量越好。
除了一般服务员之外，还应该配备协调员（机动服务），每3名服务员配备一名机动服务员（Busperson）。
如果传统的坐式就餐，包括俄罗斯，法式宴会或倒酒服务，您通常应该要求每16位与会者配备一名服务员。也就是一名服务员负责两桌，或者3名负责十桌。每6-10桌再增加配备一名机动员。
如果有VIP参加的，有不同餐饮需求的，需要配备额外的服务员，配别是主桌需要增加多民定点的服务员。
一场活动几道菜？
晚餐通常包括多道菜 - 从3到9道不等。可能包括的如下：
开胃菜
汤
沙拉
Intermezzo
鱼类
主菜：肉类，蔬菜，淀粉类，面包
甜点
甜点、奶酪
饮料
选择食物不能冒险
你永远不应该根据自己的喜好选择任何东西 - 无论是食物，音乐，演艺人员还是演讲者。
了解与会者的人口统计数据至关重要，但有一些线索信息可以让您概括某些特征。例如，收入较高的人通常对食物更冒险，因为他们可以在很多花哨的餐馆吃不同的东西，他们会介绍独特的食物和制作方法。
此外，您应该在评估表中添加一个可以发表评论的部分，以便与会者对食物进行具体点评，而不仅仅是在喜好度量表中进行打分。
如何处理特殊膳食和饮食要求：活动策划者的责任
现在对特殊膳食的需求比以往任何时候都多。与会者有各种类型的过敏、喜好、宗教戒律，医生的叮嘱，清真，素食，无麸质，低盐，低脂肪，低碳水化合物和介于两者之间的一切可能。
您应该提前制定处理客人特殊膳食要求的程序。最后一刻的请求会把厨房搞晕。因为他们没有事先计划好备餐，以至于不得不偏离原先的工作计划，这就会减慢工作进度，降低服务质量。
应要求有特殊需求的与会者事先申报提交特殊膳食请求。他们不应该直接联系餐饮服务商，这可能会引起混淆和混淆。
如果有足够的预先警告，场地可以从犹太厨房订购犹太餐。当然，这将产生一笔额外的费用。
在犹太食品方面，您必须小心地询问“客人吃什么级别的犹太食品”？（犹太风格，格拉特，用纸还是塑料包装等）当服务100％犹太人的活动时，你得请求拉比的怜悯，有些比其他拉比更苛刻。我曾和一位拉比在一个晚宴上为2000名犹太客人服务，他让我们订购“整只鲑鱼”，这些鲑鱼重达一吨，重量很大，运输成本很高。——LISA LYNN BACKUS，拉斯维加斯里约酒店的餐饮/会议服务经理
一些策划者试图要求降低蔬菜或水果盘等价格，因为他们说一盘蔬菜的花费的价格低于牛排的价格。但是，额外准备和提供特殊膳食需要更多的劳动力。特殊餐点的价格应与普通菜单相同或更高。因为，额外的劳动和协调是一项费用。
一些策划人员会在登记表上添加备注，要求任何过敏或残障人士与策划人员联系，以便事先安排。全国餐饮与活动协会（NACE）在注册表中打印所有的菜单，参会者需要任何替换提交表格即可。
您的活动是否会刺激感官，让人获得真正难忘的体验？
有五种不同的感官，嗅觉，触觉，味觉，视力，听力。
那么，您是否正在使用所有五种感官来激发与会者参与活动？
味觉
气味可能是一种强大的感觉。气味通常是我们对刺激的第一反应。有各种类型的气味，包括：
香味是指花的味道。请注意，桌花的香味会影响口感并压倒盘中食物的味道。避免在桌子上放置有强烈香味的花朵。
香气通常指食物的气味。培根煎炸的香气，早晨冲泡的咖啡，爆米花爆裂 - 都唤起人们的回忆和期待。
气味是指难闻的气味，如鱼腥味，会议室陈闷的空气，霉味等。
与其他感官相比，嗅觉与处理情绪和联想的大脑部分的联系更密切。
触摸
想想您可以感受到的所有不同质地和温度。订购桌布，手感要好，要柔滑的或柔软的。
味道
毫无疑问，提供美味的食物要考虑味道，质地和温度。
视觉
照明可以为活动创造基调，营造愉悦的氛围。有各种类型的灯可供选择，从挂在榕树上微小的闪闪发光的灯到墙壁和天花板或地板上投影图像的logo灯。
色彩唤起感情。红色和橙色是热的颜色，让人兴奋。蓝调和绿色是冷色调和平静的人。正如我们之前提到的那样，与会者将在光线充足的明亮的室内吃喝更多。
声音和听觉
听觉是通过检测振动来感知声音的能力。愉快的声音，如接待处或晚餐时的音乐，可以营造一种情绪。热带鸟类的原声带和/或热带的降雨声可以营造夏威夷式宴会的氛围。
所以，戴上你的创意思考帽，想出将所有五种感官囊括在你的活动中的想法。
从活动入口处就要营造不同凡响的印象
注意，体验，从门口开始。
现在，许多活动都融入了“红地毯”走秀的体验，在“Step and Repeat”背景墙前面拍摄照片，这个词语来源于让人们走在背景前面向摄影师摆姿势拍照后离开，而下一个人重复这个动作。
灯光，道具，都可以用来增强情绪。图案灯可以在地板和墙壁上创建图像。
好的活动入口的一个例子
我曾经参加过印第安纳琼斯主题活动，我们通过飞机机身进入。但也不要太古怪。
不好的入口的一个例子
我曾经参加过一个早餐会，在那里我们不得不途径一堆鸡箱。就餐前，这种气味非常令人不快。对于主题活动。活动入口必须反映活动的主题。我在Pinterest上关于入口的图片中有很多不错的创意。
在入口处配备服务员，托举着特色饮料，葡萄酒或开胃菜盘，这就是好客的标志。也可以减少排队取餐的人次。
活动策划者必须创建两个文档，以确保活动的进度
您必须创建两个非常重要的文件才能使您的晚宴正常进行 - 活动时间表和活动执行表。
活动时间节点是在活动之前必须完成的所有活动。它包括关键的节点，例如：
场地保留时间节点
确定菜单的时间
文艺活动和演讲人的确定时间
营销推广时间
邀请函和请柬打印及寄出去的时间
活动执行表是活动当天发生的所有要做的事情，细到包括上菜的时间，颁奖时间，演出时间，演讲时间等等，包括：
餐桌和桌花的布置
餐厅门何时打开
音乐何时播放
第一道菜什么时候上
主持人什么时候上
颁奖典礼上关于演讲人的重要提示和准备
如果您的晚宴上有演讲者，请注意以下提示：
文件的格式，你会使用16：9格式（宽屏）还是4：3格式？应提前告知演讲人以正确的宽高比创建演示文稿。
幻灯片内容，最常见的错误是每张幻灯片上的信息太多。图片和简单的图形更容易让观众接受。
演示测试，事先要做，因为演讲者一般晚到，所以要检查他们的内容和格式，视频播放等。
提词器，让演讲者知道您已经为他们准备好了提词器。
讲台，演讲者是喜欢使用讲台，还是喜欢在舞台上走动？
话筒，演讲者的偏好是什么？领夹？手持式？讲台麦克风？耳机？如果您使用的是耳麦麦克风，请务必告知演讲人。告诉女性演讲者不要佩戴会影响耳机麦克风的悬挂式耳环。
颁奖典礼前的招待会：布置和相关考虑因素
一些奖项活动正在取消花哨的宴会形式。活动产业委员会（EIC）在2015年的名人堂颁奖晚会上采用了接待会形式。
招待会有时被称为“边走边谈”，并且通常是在正餐前开始，主要是为了鼓励与会者加强相互了解。大多数庆祝活动都有一个开放式的招待会，作为破冰仪式，让客人结交新朋友，重新认识老朋友。
如果没有安排开幕招待酒会，与会者可能只会遇到随机坐在自己餐桌旁的少数人。
安排招待酒会还有一个好处是，可以让先到的人先喝起来聊起来，不至于干等的尴尬。
自助餐
在举办招待会时，最好在宴会厅周围布置几个餐台：
每个餐台都应该提供不同类型的食物。这会鼓励与会者在房间里走动并进行社交活动。
如果可能，您应该布置1-2个现场厨师工作区。
你还应该在每个餐台都有一名服务员负责补充食物，更换弄脏的餐具，清除垃圾，并成为一种心理威慑力，来遏制那些试图将盘子堆积如山或多次返回取餐的倾向。
消费的食物量也可能取决于客人可以移动的距离（较小的空间等于较少的实物消费量）。
座位
在招待活动中应尽量减少座位：
你不应该鼓励参加者坐下来吃饭; 记住，你应该要促进他们充分混合和社交。
座位应不超过人数的25％至30％。
卡巴莱风格的座椅，方桌或公园长椅，桌面空间越少越好。
食物消耗
消费的食物量可能取决于客人可以活动的空间：
为每位与会者计划5?到10平方英尺的活动面积。
更紧凑的空间等于更少的食物小号。
在5?到6平方英尺的范围内，人们会感到有点受限制，并且到达餐台也很拥挤 - 他们可能会吃喝的更少。
如果您是一个注重成本的会议策划者按照人均单价付费，而参加者是无限量进食和饮酒，那么餐饮服务商通常会按每人分配约6平方英尺的空间来布置，以控制食品和饮料成本。
空间需求
十平方英尺（人均近1平米）对与会者而言是充足的空间，可以轻松交流并取餐。这是一个适合豪华型的接待面积。
招待会上的餐台布置位置也会影响食物消费：
靠墙放置的餐台只能提供180度的食物。
位于房间中央的长方形桌子提供两个开放式侧面和360度的食物通道。
房间中央的圆桌呈现出奢华的效果，但没办法形成一条直线来排队。
客人必须在他们想要吃到的每个点上进出，这将减少了食物浪费。
招待会中的圆桌餐台有时被称为魔方，因为客人在试图取食物时会感到困难。
餐台需要足够的占地空间，与桌椅之间保持一定的通道：
一张8英尺长的长方形餐台需要大约24平方英尺的移动空间，如果桌子靠墙，大约需要60平方英尺的过道空间。
如果桌子可从四面八方进入，则需要大约100平方英尺的过道空间。
音量大小
在开幕式上听到的最大的抱怨之一是音乐太吵。在年度晚宴的情况下，许多人一年到头没见过老朋友，并且想要说话，并且通常会有很多相互介绍。
注意招待会通常接待是一个社交活动，与会者要说话交谈，不喜欢音乐太响。如果需要播放响亮嘈杂的音乐，请留到晚上晚些时候或晚宴之中。
厨师现场工作区的设置
安排一两个现场食品加工台将给传统的招待会带来更多互动。这种方式鼓励客人在房间内移动，并提供社交的机会。
此外，食品加工站提供了独特的就餐体验，厨师现场在您的客人观看时准备定制的物品。很多人不喜欢自助餐形式，因为他们觉得食物不新鲜。而工作台的好处是，客人通常可以选择自己的份数和数量，还可以根据自己的口味定制。
以下是您活动中厨师工作台的一些餐饮选项：
点心吧
SearedAhi金枪鱼
配有各种意大利面和酱汁的意大利面
意大利烩饭站
凯撒沙拉，凯普莱斯沙拉等沙拉吧
烤牛排，烤牛肉，土耳其烤肉
火腿，三文鱼等
寿司和生鱼片
鞑靼牛排；生拌牛肉
亚洲素食或鸡肉
提供定制饮料
询问您的餐饮经理是否有当地或本店的招牌特色。在夏威夷，我品尝了Malasada（葡萄牙甜甜圈）和Banana Lumpia（就像里面有香蕉的蛋卷 – 一种来自菲律宾的美食）。
现场工作台的成本高于静态的自助餐餐台，但客人喜欢它们。可以按每位厨师每小时支付费用就好了。
现场加工台是将食物和娱乐融为一体的绝佳方式。您的与会者将会感到眼花缭乱，并且很高兴看到食品创作的过程中的嘶嘶声和流行音乐，以及与厨师的交流。
酒吧和饮料吧
酒吧和中性饮料台应分布在宴会厅的周围。酒吧应与食品台保持足够的距离，以便人们不得不换一个位置去取饮料，这进一步增加了交流机会。
在为非常大的宴会厅设置便携式餐饮台时，可以按一对一对的放置，以减少空间。
在大厅中间背靠背放置两个或四个便携式酒吧台，这样可以共享玻璃杯，冰，葡萄酒，啤酒等。这样还可以避免重复的存储区域并节省额外的空间。
对于自助式非酒精饮料台，设置方式参照自助餐台的设置。
热饮站需要与自助餐桌一样多的空间。
由于您需要存放备用的库存，冰块、冷却器、啤酒和葡萄酒，因此需要更多的备用空间。
为调酒师和任何鸡尾酒服务员分配足够大的工作空间。
最小的临时性酒吧的尺寸约为6英尺乘7英尺，约合42平方英尺。
考虑过道和其他需要的空间，您需要为普通的的临时性酒吧设置至少150平方英尺的空间。
演出活动中的建议和注意事项
现场娱乐活动可能是您的晚宴，颁奖典礼或黑领带活动中不可或缺的一部分。这里有一些要考虑的事情。
乐团
音乐涵盖了从摇滚乐队到古典音乐、管弦乐队以及包括在内的所有内容。我参加了德国的一个主题活动，其中有一个Oomph乐队，还有一个意大利的主题活动，邀请了漫步歌剧演唱者（strollingOpera singers）。确保您了解您的受众群体的欣赏水平。
音乐的品味很具体，很容易走向错误的方向。我有一位同事，他曾管理过一家小旅馆。他喜欢理发店四重唱，（尤指20世纪20至30年代的）理发店（男声）四重唱。所以他在贵休室安排了一组这样的音乐。它不仅没有吸引人，还把人家吓跑了。他学到了一个教训，就是“己所欲，勿施于人”。
聘请DJ
DJ是disc jockey的缩写，是电台音乐节目或迪斯科舞会等的主持人。晚会中DJ的工作是播放录制的音乐，但不发表评论。DJ是一名艺人，你要让DJ明白必须让聚会保持继进度并与观众产生互动的火花。
请务必检查播放列表，确保音乐适合您的观众。始终检查，不得疏忽。
许多DJ也做照明。在DJ行业的照明技术中，'uplighting'（从下往上的照明）近年来似乎已经有了最大的改进和创新，包括彩色二极管，电池和无线技术。
照明技巧可以在不增加预算的情况下为活动增色
许多会议策划者忽略了照明的重要性。照明可以成为活动的设计重点。灯光可以营造氛围，增强装饰或吸引人们对设计元素的关注。
暖白色或浅粉色是讨人喜欢的颜色。蓝色是浪漫的，但对皮肤的肤色并不友好。同样，绿色或紫色可能是不讨人喜欢的。食物或花卉的照明只能使用白光。
照明设计师规划照明设计，为会议室设计灯光效果图并撰写照明提示。
照明总监负责监督现场的安装，调整，监督节目和议程并制定最终的照明提示。
供应商则负责提供照明设备。以下是您应该熟悉的一些照明术语：
背光Backlighting：物体后面的灯光
黑暗时间Dark Time：会议室里不允许任何人的时间
亮度调节器Dimmer：控制照明级别
灯泡Lamps:灯泡或照明灯具
凝胶Gels：耐热塑料薄膜，凝胶，冻胶
在树叶，植物，树木等上面照亮（不要让人们看起来像吸血鬼）
着重照明将目光吸引到特定的项目或区域 - 也可以使用彩色照明
夹灯Clip-on lamp
聚光灯Spot Light
PARCans：舞台后部和前部的桁架
桁架：悬挂灯具的金属架
智能灯：可移动和可编程控制
成像灯Lekos：主要为Gobos舞台设计。（注：美国和英国几乎同时发明了成像灯。纽约的Levy和Kook开发出了成像灯的雏形，Leko是以发明者的名字命名。Lekolight已经成为了成像灯的通用名字。
Gobos(造型图案片)：用于舞台，墙壁，地板，舞池
智能照明Intelligent Lighting
机器人灯或移动灯：可通过编程在房间里四处旅行，可添加雾气以增强效果，还可以添加图案片。然而，更昂贵，非常具有戏剧背景效果（关于装饰，可以阅读Jim Monroe的书,《活动的艺术：设计和装饰指南》 The Art of the Event: A Complete Guide to Designing and DecoratingSpecial Events）
创建一个让客人惊叹的桌面景观（TABLESCAPE）
Tablescape是用于描述桌面景观的术语。它包括桌面的中心，桌布，餐具，玻璃器皿和任何其他装饰。如果您的预算紧张，并且没有太多预算花在装饰方面，请将钱放在桌面装饰上。因为，一旦客人坐下来，桌面就是他们对活动其余部分的印象和看法。
Tablescapes可以设置心情，也可以是设置为活动或会议的主题。注意颜色，不要让桌面颜色与房间内的地毯或其他颜色发生冲突。
当你正在布置桌面时，你应该考虑如何为这个场合搭配衣服。桌布可以看作是外观底部的华丽礼服，餐巾套的选择应与袖口的手镯一样美丽。想象一下桌面中心饰有珠宝的方式，就像佩戴令人惊艳的枝形吊灯耳环一样......不应忽视任何细节！记住，您可以混合高端和低端配件的组合来实现这种景观，对于晚上那些就坐的客人来说，它应该就是一个鲜亮而迷人的体验。——凯特帕蒂， Patay Consulting首席策略师
创造精彩桌面布置的魔法
Centerpieces, 即桌面中心布置物可以极大地增强桌面的氛围。注意应该低于人的视线水平，当你看不到那个坐在对面的那个人时，也就感觉不到“实在”的声音。中心布置物应该是低的，或者用高而细长的epergne饰架来抬高，看起来是“覆盖”住桌子。
获奖者的照片可以加入到中心布置物中。我参加了一个颁奖活动，获奖人的童年照片放在桌面中心，我们很高兴的就猜出谁是谁。
应该在活动开始前几天订购鲜花，这样他们才有时间盛开。虽然花蕾很美，但是你希望你的花朵在你的活动当天充分绽放。一张美丽的花卉桌布，桌面中心由桌布上描绘的相同花朵组成，可以打造出令人惊艳的外观。
切忌具有强烈气味的花朵，如虎百合或风信子，因为气味会干扰味觉。
可以用天花板上的小聚光灯的照明点突出显示中心布置物。在昏暗的房间里，这可能非常引人注目。最近，貌似许多中心布置物都采用了LED灯来产生戏剧般的效果。
您不必在每张桌子上都布置完全相同的核心部件。您可以在房间周围放置各种不同的中心部件，这些都会让人有视觉上的趣味。
我是以食用为中心布置物的拥趸。不用鲜花，而是开胃菜或甜点，就可以很有吸引力地展示。盛满各色什锦面包、烤脆饼和面包棒的篮子总是一个很受欢迎的景观，因为大多数人喜欢吃好面包。好玩的中心摆件可以用水果或小的四方盘组成。在Pinterest网站上的主题栏目中有很多好创意。
拉斯维加斯万丽的餐饮总监Michael Napolitano说，“当举行颁奖仪式时，客户喜欢有小点心（fingerfoods）的食品装饰，可以在颁奖时客人可以边啃边看。”
桌面中心摆件的装饰：要点提示
以下要点很重要：
桌面布置应与菜单相匹配。例如，如果你上汤，应该提前配有汤匙。
面包盘，叉子和餐巾放在盘子的左边。
刀子，勺子，玻璃器皿，杯子和碟子放在盘子的左边。
餐刀紧贴盘子，刀片刃朝向盘子。
玻璃水杯应放在刀子前方。
酒杯会放在水杯的右边。
如果您要提供多种类型的葡萄酒，则应按照饮酒顺序放置葡萄酒杯。第一款葡萄酒通常是白葡萄酒，因此白葡萄酒杯放在最右边。
甜点叉子和勺子可以放在盘子上面，叉子指向右边，勺子指向左边。
面包和黄油盘应放在叉子上方的左侧，相对于餐盘大约在10:00位置。
不应该有“裸露的”桌面出现，您可以用餐巾，菜单，开胃菜或展示盘（show plate）填充这样的空间。展示盘仅用于展示，在客人就座之后将其移走。
奶油状浓汤需要配圆型的勺子，较薄的汤要配有一个较大的椭圆形汤匙。
如果你要吃沙拉，应该提供一个较小的沙拉叉。
俏皮一点的美食可能需要配小咖啡匙，盐勺，鱼叉或其他类型的特色餐具。
为了方便客人取用，您应该在桌子上放置多套盐和胡椒瓶，奶精和甜味剂。
不要在正餐开始前就预先摆好茶杯和茶托，到了这一步再拿出来。注意，杯口千万不要底朝上这样放。
切勿将叉子放在餐巾纸的顶端，餐巾应放在叉子的左侧。
如何计算圆桌餐的空间要求
选择合适的空间：
你需要知道如何配置它。
如果使用圆桌会议，每位客人应配置约12?平方英尺的空间。这包括桌子部分，以及坐在椅子上的客人所需要的空间。（译者注：理论上而言人均2平米比较合适）
如果是长条形的宴会桌，您应该为每位与会者分配约10平方英尺的空间。这是基于适用于标准宴会椅来预估，标准座椅尺寸为20英寸×20英寸。（译者注：一般国内是45厘米）
你还要根据所用的座椅大小调整人均空间估值，如，使用较小的椅子（18英寸乘18英寸的座椅）或较大的扶手椅（通常最小宽度为24英寸）。
圆桌宴会是最简单的宴会服务，而且最大限度地提高了客人之间的互动。
千万不要忽视走道
过道让人们在空间内轻松自如的走动而不应该在两把椅子之间挤过去。在休息区和餐台之间的空间应该更大，以提供缓冲。这个空间对于工作人员和服务员的走动和工作也是必不可少的。
桌子之间和食品台，饮料台周围以及室内其他的通道应至少36英寸宽。当然，最好有48英寸。
在规划过道空间时，请注意为与会者留出足够的进出的空间。
您应该规划足够的交叉的十字型通道，十字型通道应大约6英尺宽。
举办大型晚宴时，交叉通道非常重要。
当举办100桌的宴会时，千万不要搞成10*10的正方形布局，要确保一些额外的过道空间，让参加者从外围较舒适地走到中间的桌子。
如果需要100桌，则应设置4个25桌的区域。
在25个桌子的区域内，椅子之间48英寸的过道空间就足够了。
但是，在每（25桌）的区域之间，应该有一个6英尺宽的十字型过道。
在对过道做出最终决定之前，餐饮商必须检查当地的消防规范以了解具体要求。在拉斯维加斯，由于20世纪80年代早期该地区的大型酒店火灾，200以上的宴会，必须得到消防部门的检查和批准。
宴会厅布局设计软件
许多餐饮服务商利用图形布局软件（如AllSeated或Social Tables）来设计宴会厅布局。这有助于确保设计符合会议策划者的需求和消防法规。很多软件有30天的试用期/试用期。（译者注：还有perfecttable）
虽然这些软件非常适合宴会厅规划，但它们并不适合用于贸易展览或户外活动。而ExpoCad专门用于贸易展览。
谷歌有一个名为SketchUp的免费应用程序，可以用3D创建设计。
舞蹈区
如果晚宴活动包括舞蹈节目，餐饮服务商可以按为每位与会者提供（或可以租用）约3平方英尺的舞池空间。
这些类型的便携式舞池大多数都是3英尺乘3英尺的大小;每三个与会者可共用一个区域。
一个24英尺乘24英尺的舞池，占地约600平方英尺; 这对于约200名参会者而言已经足够了。
对于非常大的宴会，整一个备用的舞池是必要的。
好处是在室内后面的客人无需走到前面去，而挤在一起。
然而，这种安排却将客人认为地分成两个小组。
两个舞蹈区应参考两颗钻石的尖对尖放置，点对点链接，既保持独立有能连接。
确保舞池安全地铺上防滑垫或防滑涂层。确保链接部分相互齐平，没有裂缝，避免女士的高跟鞋可能会被卡主。所有的外侧侧面必须有坡度，不会让人绊倒。
站立区、表演台和看台
如果您邀请乐队来演奏，预计每个乐队成员的空间大约为10平方英尺。鼓乐队每人通常需要约20平方英尺。大型钢琴，混音器，跑道，音板，扩音器等需要额外多的空间。DJ也需要一些空间来容纳他们的设备; 然而，今天的技术可以让DJ借助小型计算机和小型扬声器一起工作，产生高质量的声音和广泛的音乐类型。您应该查看节目合同，可能里面规定了占地面积的需求。
乐队表演台和其他类似的表演台有时会略微升高。舞台升降器有多种形状和尺寸。他们的目的是提升扬声器，以便更多观众可以看到室内的节目。
大多数看台（表演台）是4英尺乘4英尺，或4英尺乘8英尺的折叠式，可叠加调节。看台应设置带扶手和带灯条的台阶。如果客人从上面跌落，搞不好要打官司的。
主桌
主桌通常需要比普通餐桌多25％到100％的占地面积。如果主桌放在高台上，则必须相应地增加占地空间，以容纳平台区域，台阶，以及台子上的桌子和座位的分布。同时充分分散重量。
例如，如果使用4英尺乘4英尺和4英尺乘8英尺的标准平台，您将需要大约48平方英尺的平台空间，以容纳约24平方英尺的餐桌空间。每人12平方英尺通常是主桌客人所需的最低空间。
一个12人的主桌子加一个讲台，应该至少26英尺长。经验是每人2英尺，加上讲台的2?英尺。为了更舒适的座位，每人需要2.5-3英尺。
如果您为演讲者，贵宾或其他贵宾预留了主桌，且他们将在用餐后向客人致辞，您可以要求场地方设置一个额外的餐桌，靠近主桌。如果有足够的空间，他们可以在普通的餐桌上吃饭，然后在议程开始后再到头桌。
设置额外的餐桌可以最大限度地增加可以容纳在主桌上的贵宾人数。例如，如果您有十位贵宾和十位配偶，您可以在旁边的普通餐桌上设置二十个位置。然后，您可以只为十个VIP设置一个主桌，而不是设置二十个人的主表。配偶可以在用餐后留在旁边的餐桌上。（译者注：国内，主桌的桌布颜色，大小，座次，席卡，席位特别要布置好）
奖项，奖杯，奖牌和礼品
获奖者通常会领奖。铭刻的奖杯都是带名字的，都是不同的形状和大小。在颁奖之前要仔细查看，放好顺序，不要搞错。（译者注：可以贴上细小的标签纸，便于礼仪识别）
我曾经领了一个水晶奖杯（盘），焊在一个刻有铭文的底座上。当我站着拍照时，奖杯被意外地撞掉了，在地板上粉碎了。
我也领取过太大或太重的奖杯，这东西不适合放在行李箱里。有一次我领取了一个包含牛排刀的野餐套装礼品包。我只能携带行李，所以我不得不托运。
主桌的设置礼仪
礼仪就是规则。对于活动策划者而言，特别要注重主桌的礼仪。主桌客人要求和期待还特别高。
排名和身份
1）首先，您应该为等级或身份的顺序制定规则。这取决于该组织的习惯。公司可以将首席执行官列为第一，而协会可以列出不拿钱的董事会主席，而不是付费的职业经理人主管。
2）如果是颁奖晚宴，获奖者应该优先考虑。如果有发言者，他或她也应该在名单上占先。
3）活动主办方或女主人应坐在桌子的中央，主要的VIP（获奖人）坐在他或她的右边。第二个最重要的人应该坐在主人或女主人的左边。然后继续依次向右，向左，直到桌子被填满。（所以，最不重要的人坐在最左边）。（译者注：与国内相反，中宾是左为大）
4）如果主桌上有话筒，主持人/女主人将坐在话筒右侧，座位将再次向右，向左。在这种情况下，第二个最重要的人将在讲台的左边。
5）主桌上的每个人都应在会议或活动开始时被正式的介绍。
6）可以安排额外的主桌（译者注：国内叫双主桌），以使所有需要坐在主桌的人就座。我在一次烹饪大会上看到了48位厨师的餐桌，有四列十二排，这就另当别论了。注意，如果是高台主桌，由于厨师体重很大，必须考虑到厨师的体重，作为要均匀分布。在多个主桌的情况下，第一个或最接近观众的桌子将是更高级别的官员和客人。（译者注：国内越是最中间的主桌最重要，桌子也最大）
7）主桌上的每个座位都应该有一张席卡。
8）上菜服务应始终从主桌开始。
9）最重要的是应该专门安排一名负责主桌的工作继续照顾主桌，考虑现场的细节并在实际问题发生之前预见并处理问题。（译者注：比如打印手稿等，照顾翻译等）
如何收尾：如何让活动中留下持久的印象
晚宴结束后，不要急着收尾。咖啡和甜点是可以的，但是人们已经吃的很饱了，安排他们互动，交流，唱唱跳跳，娱乐自己，而不是硬塞给他们一坨甜点。让他们运动一下，决定是否吃这些东西。
餐后甜点台（咖啡）是很好的安排，卡布奇诺咖啡，浓缩咖啡，国际咖啡，干邑白兰地，甘露酒和一口大小的甜点。
饭后活动也可以安排在一个单独的房间里举行，远离举办晚宴的房间。特别是对于那些希望摆脱嘈杂的音乐并且希望有地方交谈的人来说，这样的After After Glow会更受青睐。他们可以按自己的节奏享用咖啡和甜点。如果预算允许，您可以添加更多种甜点选项。
放一些休闲家具，如休闲椅，沙发和咖啡桌，舒适、吸引人。
通过礼品为您的客人创造回忆
为了留下持久的印象，许多活动主办方都会给与会者带来礼物，或者“伴手礼”都是好注意。可以像曲奇饼干或一瓶葡萄酒一样简单，其他受欢迎的项目包括：可重复使用的水瓶，巧克力松露，蜜饯爆米花，闪存驱动器，行李牌等。（译者注：国内一般是100-300元较合适）
您可以将包含赞助商徽标的礼品或反映目的地的特产作为纪念品。
最重要的礼品是发给颁奖典礼的获奖人的，如奥斯卡颁奖典礼或金球奖。如果您在Pinterest上搜索Swag Bags，您会看到许多关于这种包包的独特的点子。
译者补充：千万别忘了彩排
再牛的策划人对待再简单的活动也要基本的彩排，因为现场总有那么多不尽人意，突如其来的变动，经过彩排的过程可以避免至少80%以上的问题。彩排是对策划人和主办方的名声负责，更是尊重观众的说一不二的要求。
彩排需要一个好的主持人，司仪？
专业的主持人，能够帮你省很多心，看活动的级别和重要性，如果预算足，建议永远是挑有经验的主持人——口才、气场、仪表、谈吐、灵活机动、礼仪、精气神。
彩排需要哪些人参加？以下都要：
主持人：当然要参加，他熟悉会场，知道哪些机关
主办方（及代理人）：这还是必须的
颁奖嘉宾的代表：嘉宾很忙，但是他/她要派一个代表过来走走场。
声光电技术人员/DJ：必须的，否则灯光音响怎么办，一场晚会上场音乐好几种呢
策划人:毫无疑问
礼仪：当然要来，确认动作是否到位，怎么端托盘，怎么上下台
摄影师摄像师：最好来，实在来不了第二天提前到
VIP领导的代表：领导不用来，但是与领导对接的人要来
志愿者：志愿者是机动人员，负责幕后很多事情，比如奖品标签，协助流程等
会场技术人员：最好在场，因为现场有很多需求
什么时候彩排：
一般在活动前一天是必须的，缺什么东西还可以来得及补。
活动当天开始前1-2个小时内也要预热一下，因为，总有人临时来不了，需要重新来过，有的大牌主持人不肯提前一天过来。
越是级别高重要性强的活动，彩排的次数和天数就更多，奥运会，阅兵式估计彩排几个月也不为过。
彩排前和期间改做什么
检查席卡、席位图、站位图、主桌图、摄影师点位机位，等各种位置
检查舞台颁奖环节所需要的设施设备是否正常使用
检查文件，视频、流程PPT、讲话稿（多打印几套，红白纸各打印2份）、席卡、手卡、流程脚本和联络表是否人手一份
人员培训，每个岗位每个角色是否知道干什么，不该干什么，其实每个岗位都应该有一个岗位说明和自责手册，每个人都会熟烂于心
酒店宴会部的人员再开一次pre-con会议
参与人员模拟舞台上的流程动作至少三次，不断调整，定稿
检查物料，手帖、地贴多打几套，重要席卡打印2套，空白的席卡，马克笔，托盘红布多几套，证书奖杯核实再三，为了避免尴尬，打印机自带为好……
风险预演，比如获奖人没有来，嘉宾迟到，视频不能播放，音乐搞错了，文稿是否有难念的字（注音并提醒）
通常而言，彩排期间需要一件工作室
颁奖典礼的活动策划清单
在组织颁奖典礼时，列一个计划清单详细说明了您在规划阶段将要遵循的重要步骤是很必要的：
确定事件，目标和目标的原因
选择日期
制定提案，向供应商提出需求（RFP）
创建时间节点
选择地点
与场地方确认日期和时间
与场地方谈判细节，签订合同
选择获奖人，及联络表
设计并确定活动的主题
招募赞助商
确定节目/演讲者
确定各类供应商（AV，花店，摄影师等）的成本及合同
制作颁奖典礼邀请
邮件邀请
开通社交媒体和网站
制作媒体列表和新闻稿
确定菜单
确认参加者人数
制作颁奖典礼的执行脚本和时间表
确认会场设置
以上部分内容摘自我与Lisa Lynn Backus合著的最新着作，酒店和赌场的餐饮和会议服务指南（Cateringand Convention Service Survival Guide in Hotels and Casinos）。
结 论
总之，特殊的奖项活动不是偶然突发的。它需要大量的计划和后勤专业知识才能实现。从菜单到装饰等，你必须考虑每个因素。你必须知道谁在参加，他们期望什么，他们需要什么，以及你如何让他们惊喜并让他们愉悦。必须让获奖者感觉不一样的惊喜。
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【头条号-袁帅论道】运营者：袁帅，互联网数据分析运营实践者，新社汇平台联合创始人，微会动平台创始人，【静花缘·梦回古道】精品民宿小院线上运营者。会展业信息化、数字化专家。PMP项目管理师，网络营销师，SEM搜索引擎营销师，SEO工程师，认证数据分析师，永洪数据科学研究院MVP，中国电子商务协会认证：中国电子商务职业经理人，畅销书《互联网销售宝典》联合出品人之一。
武汉晨报 记者汪健)每年过了五一小长假，餐饮业就进入青黄不接的淡季。生意差了员工就更难留了，每到这个季节，酒楼老板最操心的事就从“怎么招人”变成“怎么留人”。今年，不少本地酒楼、餐厅兴起“新人试用合格，师傅有奖”的新激励机制。
日前，在汉口小黄鱼酒楼做服务员的22岁女孩小曾，从酒楼老板吴先生那又领到200元的“带徒奖”。这笔钱是奖励她上个月带的两个新招员工顺利通过试用期考核而且没离开。累计算起来，小曾在该酒店工作一年多来，已经领到600元的“带徒奖”。
“钱虽然不多，不过这是酒店对我们老员工引进、留住人的肯定。”小曾说，她在餐饮行业工作近5年，换过的餐厅、酒店不下10家，其中有部分原因就是自己作为新人难融入新环境。在武汉餐饮业，一直有新员工入职，企业就有指定一名老员工负责带徒直到合格期结束的习惯。期间，新员工违反酒店制度，师傅会“连坐”受罚，这往往是师傅对徒弟态度粗暴，新员工跳槽率高的原因之一。
酒店推出“带出徒弟，师傅有奖”后，一下就调动了员工的积极性。该制度正式执行后不久，酒店招了5名新人，均在实习期内顺利转正。
类似的“带徒奖”已在农家小院、民生甜食馆、雅和等本地多家餐饮企业试行。雅和酒店熊先生认为，“带徒奖”其实也是餐饮业人性化管理、留住新老员工的一个新变化，这样才能把新老员工都笼络住。
责编：朱曦东
