银备用金及长短款的漏洞及管理

收银点一般会根据结算工作需要，从财务部领取一定备用现金，以便日常收款结算时找零兑换使用。

为防止收银私自挪用备用金，餐饮企业相关监控部门必须做到不定期抽查备用金使用情况，尽量减少收银备用金数额。如每班次收银发生现金长短款时，必须要求收银员认真自查，对不明原因的长短款，长款要如实上交财务，短款由责任人赔偿。

在餐饮企业中，一般发生长款的原因多是由顾客找零而发生的，所以饭店管理者不要忽视长款的管理，因为日积月累的找零长款，也是极容易滋生漏洞的源头，所以，必须加强管理，认真对待。

账单的使用漏洞及管理

收银管理中，账单的管理也至关重要，曾经发生多例餐饮企业账单管理混乱，收银员趁机私自收费后销毁账单，截流现金收入现象。所以，在日常收银账单的管理上，应当采取以下措施来进行监控管理。 （1）账单使用必须填制账单控制报表，并要求收银不得跳号使用，必须连号使用。

（2）作废账单必须在账单上详细注明作废原因，由两个以上相关工作人员签字，收银主管审核签字确认。

（3）每次收款，账单作为收费单必须连同附单、食品菜单、酒水单一同附上交财务。

务内控涉及的面很广，内容也很多，但这里只就收银监管这个最基础的工作，来说说最基本的财务内控。小故事揭示大道理，希望能够由此提高企业老板对财务的认识、真正重视财务工作。

先看看如下这些案例：

1、某桌球城，只有十几张台球桌，规模小，所以是手工收银。如果是个体户老板自己收款，怎么都可以，但这是一家公司开的，是专职收银员在负责收银。开业不久之后老板就意外地发现，顾客消费结账后，收银员不做入账记录，或少做入账记录。

——其他连锁小饭店、连锁便利店是否也存在这种情况？感觉这种漏洞很低级也很好笑是不是？可现实中就存在，你没发现不表明就没有，而能否发现，关键是要看你有没有监管？以及监管措施是否管用？

2、某饭店，规模不大，采用了收银软件，老板几乎整天在店内亲自看管，且多数时间就坐在收银台边上。但不多久，老板娘无意间竟然发现收银员在私自给顾客打折、退菜、赠送、免单，几乎每天都有几单，包括老板坐在她身旁时也是如此。

——这个更好笑是吧？用了收银软件，而且老板还亲自监管，收银员竟然还能轻易偷钱，是不是觉得这个老板很傻？

其实，针对酒店、饭店的收银监控，有一财务专家都曾这样说：酒店是用收银软件控制收款的，顾客所有的消费、收款数据在收银系统里面都记录得清清楚楚，所有的数据都直接传递到财务部，每天有什么消费、收了多少钱，软件系统都自动统计，财务部都能够随时看到，收银监管哪里有什么复杂的？

所以，不是这家店的老板傻，是大家都存在着认识的误区，以为有一款好的收银软件就能控制一切。

3、某快餐连锁企业，老板声称使用的是世界上最先进的收银软件，所以不存在任何漏洞。后来该连锁企业20多家门店做了一个月的团购促销，促销结束和团购公司对账时，发现收银系统里面统计的团购销售比团购公司的记录多出了近5000份！

——不多说了，连财务专家都有那样的认识，何况并不做财务工作的企业老板？所以这个故事并不可笑。

4、某三星级宾馆，规模比较大，使用的是专业的宾馆收银软件，经营了快一年了，老板才意外地发现，收银员把散客入住人为地做成团客入住，而偷取差价现金。

——相信大多数开宾馆的老板都遇到过这种事情，没发现时，感觉一切正常，认为自己的管理做得还不错，所以也不觉得有什么损失，但等到发现时，却不知道损失到底有多大！

估计这个故事不会有几个人觉得好笑了，因为这种手法是有点“技术含量”的，恐怕一时半会还想不明白。

5、某酒店，为了吸引顾客，采取了各种促销手段，包括大家最常见的消费返优惠券。但不多久，老板就发现有收银员悄悄往顾客的消费结账单里夹券套取现金。

——这种偷钱的方式很常见对吧？因此很多企业也采取了相应的控制措施。但这种现象仍在不同的地方继续上演，而且有的企业的控制措施并不见效，只不过掩耳盗铃暂时没发现就当没有发生而已。没发现就当作没有，就心安了。

6、某维修店，开业近一年了，生意非常好，但老板却奇怪没有多少钱入账。于是下决心查账，包括盘点零配件库房、查原料购货合同等所有的手段都用完了，也没查出个结果，最后还是作为收银员的亲戚迫于压力自己主动交代：她把钱拿回家买房了，数额还不小！

——这也是收银员收款不入账的最简单、最低级的偷钱方式，之所以得逞，也是因为没有监管，或者老板不懂得怎么监管，以为用了亲戚就万无一失了。

用亲戚并不绝对保险，这个道理很多老板都明白，但不用亲戚又怎么办呢？相信这是很多老板遇到的难题。不知道怎么办，这事就拖着，就继续这么将就下去。

7、某娱乐城，收银收款后不交财务，而是由营业部门自行支配，包括采购和发工资，然后再把剩下的钱交给财务部。开业仅半年后，这家娱乐城就停业拍卖各种资产了。

——营业收入由营业部门自收自用，这是最白痴的一种管理方式！营业款项不上交财务，而由营业部门直接使用，实际就等于是资金彻底失去了监控，那么，这种公司半年内关门是必须的，否则天理不容！

……

上述这些收银漏洞，作弊的手法非常简单、也非常低级，几乎没有任何技术含量，之所以能够得逞，最主要的就是企业内部没有监管措施，也就是缺乏财务内控，或内控做得极差。而问题的根源，是企业老板只重视钱而不重视财务，或者说不懂得如何重视财务，尤其是有的老板在思想根源上就藐视财务的作用、看低财务的价值，那么出现这些问题也就理所当然。

除以上这些简单的手法外，收银偷钱还有技术含量高的，而高技术含量的手法，常规的监控措施根本就发现不了。连带上述举例的这些，总结收银偷钱的手法如下：

1、顾客消费不做记录，或不录入收银系统，直接偷取顾客结账的现金；

2、私自打折、免单、赠送，套取现金。

3、利用促销优惠券，私自夹券套现。

4、散客消费改团客消费，或零餐改套餐，套取差价现金。

5、私自在收银系统内做退单处理，甚至直接删除收银系统内的消费记录，直接盗取现金。

6、自己掏钱办理会员卡，截留顾客结账的现金，用自己的会员卡刷卡，套取会员卡的赠送金额。

7、把顾客结账的现金集中一起，以顾客的名义办理会员卡，再截留顾客结账的现金并刷卡结账，套取会员卡的赠送金额。

8、与外人合谋，由外人先办卡，营业时将顾客结帐的现金留存，再由同谋的外人刷卡结帐，套取会员卡赠送金额。

9、直接盗刷顾客长期寄存不用的会员卡，套取现金。

10、制卡部门人员与收银勾结，直接制卡交由收银套现。

11、收银员与出纳勾结，只上交部分营业款，其余瓜分。

12、收银员与有签字权的管理人员勾结，利用打折、赠送、免单、优惠券等优惠政策套现。

大家是不是都听到过这么一种说法，“如果你让我做收银员，我不要工资都干”。看了上面的案例和手法，是不是觉得干收银员的工作挣钱很容易？企业老板是不是感觉害怕了？那么怎么办？自己亲自当收银员上场收款？如果门店多，用分身术来解决？如果老板真要自己做收银员，其他工作怎么办？

其实，上面所说的这些可能存在的风险漏洞，都不是多大的问题，最关键的是，作为企业老板，你是否能够从此开始重视财务工作？是否舍得在财务上增加投入？包括增设相应的岗位、增加相应的人员编制，然后建立起一整套的财务内控体系，最终实现用流程和制度去控制企业。

不过这里需要再提醒的是，流程、制度一定要结合企业的实际业务去制定，切忌在网上直接下载来应付，网上下载的内控模板，用去应付上市前的审计还可以，如要用于自己企业，基本上就是自己欺骗自己。而花钱买的标准模板，其效果和网上下载的差不多。模板只可作为借鉴，但绝对不能直接拿来忽悠自己。

财务内控体系的内容很多，不能简单地理解为流程和制度，它包括：公司的组织架构、财务在公司的定位、基本岗位设置、岗位人员的编制、部门之间的制约、财务人员的忠诚度管理、各岗位的制约（或不兼容性）、各业务环节的流程规范、软件系统的基础设置规范及权限控制、财务稽核的内容和程序方法、授权与控制、各种审批管理等。财务内控体系是一个有机的整体，是企业生命的守护系统，而收银管理只是整个体系中非常具体的一小部分。

明，凡是有收银业务的企业，都存在有偷钱套现的风险，包括收银员偷钱、销售人员偷钱等，归纳总结，收银偷钱的手法有10多种。而对于如何防范收银偷钱，则有一整套专业的方案《收银的风险漏洞与监管的具体措施和方法 》可供解决。同时，由于现在的企业基本上都采用了微信和支付宝收款的方式，就更是增加了偷钱的风险，而针对微信或支付宝收款的风险漏洞，也有一整套专业的方案《企业微信或支付宝收款的风险漏洞与防范方法》可供解决。

这里讲述一个用非财手段彻底解决收银套现的案例，供大家参考：

这是一家高档酒楼，以包房为主，人均消费千元左右。因为顾客身份比较尊贵，所以酒楼配置有大量的美女销售经理进行贴身式跟踪服务，当顾客买单时，一般是由销售经理到收银台代为办理，买单结束，销售经理再将发票和找零送回到包房顾客手中。

酒楼采取了一项促销政策，即，每消费满1000元，就赠送100元优惠券。因为面对的是高档顾客，所以优惠券的使用，几乎没有什么限制性的规定，除赠券的当次不能使用外，在本酒楼可以直接当现金结账买单，甚至仅凭优惠券都可以直接消费。

为了更好地做好服务，这家酒楼建立有比较详细的客户档案，几乎每位来消费的客户的姓名、电话号码、公司名称等都有记录。

同时，这家酒楼的内控做得比较严密，关于优惠券的控制，采取的措施包括：

①每张优惠券印有编码；

②必须有财务的盖章才能生效；

③财务发放优惠券到收银台时全部按照编码进行登记；

④收银员发放优惠券时必须注明顾客的姓名、消费的金额、发放的优惠券数量及编码；

⑤顾客使用优惠券结账时收银员必须再注明使用的优惠券的数量和编码、包括代理买单的销售经理的工号；

⑥财务部有专人负责稽核优惠券的发放情况和消费使用情况。

——如此严密的内控措施，基本确保了对优惠券的控制万无一失。

但中国人毕竟是很聪明的，尤其是捞钱的智慧几乎发挥到了极致，所谓道高一尺魔高一丈大概就是这个道理。这项促销政策实施了几个月之后，还真就发现了利用优惠券套现的情况！而之所以能够发现，也是基于内控的基本措施做得比较到位，所以财务部才能在稽核时发现问题。

可能文章的标题会让大家误认为是收银员在套现，因为酒楼、宾馆、饭店、商场、汽车4S店等，凡是有收银的地方，几乎都存在收银员套现的问题，尤其是那种忽视财务的监控作用，认为财务除了做账就没有什么价值的企业里面，这种情况尤为严重，有的甚至严重到了不给收银员发工资收银员都不舍得离职的程度。而且因为这类企业不重视财务，就导致财务部也发现不了收银套现的行为，所以，有些企业每天都在大量“失血”，老板却茫然不知！

这家酒楼发现的利用优惠券套现的行为，不是收银员套现，而是销售经理利用代为顾客买单的机会进行套现。

事情的经过是这样的：某天财务部在稽核消费账单时，发现有一顾客消费结账时使用了大量的优惠券，这种情况是比较少见的，因为这种高档酒楼很少有贪小便宜的顾客。于是按照编码核查这些优惠券的来源，发现是先后赠送给了五、六位不同的顾客，而这些顾客相互之间并不认识。在排除了对收银员的怀疑后，对负责代理买单的销售经理进行了简单的审问，就如实招供了：是以往她在代顾客买单时，私自藏匿了赠送给顾客的优惠券，然后在代其他的顾客买单时，用藏匿的优惠券替换了顾客的现金。

此次发现的问题绝对不是孤立的，应该普遍存在，只不过以前套券的数量少没被发现，而这次是因为该销售经理过于贪婪，一次套券的数量太多才被发现的。于是酒楼总经理召集管理层开会讨论，就如何解决这个问题，怎么堵塞住这个漏洞，大家七嘴八舌讨论激烈，主要的意见有这么几种：

1、酒楼副总经理建议今后每张优惠券的发放和使用都必须经过他亲自签字监督。但分析认为，他签字和不签字其实结果是一样的，而且，如果他也套券，又怎么监督他？

2、有人建议不允许销售经理代办结账而要求顾客自己到收银台结账。但分析认为，顾客身份尊贵，或顾客陪同的客人身份尊贵，顾客就不可能自己到收银台结账。

3、有人认为这种赠送优惠券的的方式不合理，建议取消这种促销方式，改用其他促销方式。但分析认为，已经发放出去的几千张优惠券不能就此作废，还必须继续进行监督。

4、有人建议采取双人（也就是两个销售经理）共同代理结账的方式。但分析认为，遇到消费高峰期店内的销售经理人手会不够，而且即使是两个人也有机会套券，甚至两人还可能联手作弊，并且这种方式也很别扭。

5、有人建议更换收银系统软件，用更好的软件系统来加强控制。但分析认为，收银软件毕竟只是一个工具，使用的效果如何关键还得看怎么设置里面的控制程序以及使用软件的人是否按规范进行操作，而且收银套现行为基本上都是在数据进入收银系统之前就完成了，所以寄希望于通过收银软件来实现监控根本就不可能。

……

就在大家焦头烂额之际，酒楼总经理突然想到了我，于是打电话把我邀请过去，希望我能从财务管控的角度，帮助酒楼找到解决问题的方案。

我给企业做财务咨询顾问服务，从来就没有那么多形式主义的东西，更没有通常专业咨询师的那种格式化的方案，一向都是在全面了解业务流程的基础上，直接抓住问题的根源，很快找到解决问题的切入点，然后拿出彻底解决问题的方法。

在分析了该酒楼的内控措施和顾客消费结账的整个流程之后，我认为根本就不需要再采取其他的财务管控措施，只需要对收银的流程做一点小小的改动，就完全可以堵住这种漏洞。于是酒楼当天就采用了我的办法，而效果则马上就显现出来了：

第二天，有一年轻的女孩来酒楼消费，结账时居然一下子拿出了十多张优惠券直接用优惠券买单！收银员马上向财务部报告，财务人员马上现场查核优惠券的来源，发现居然是先后赠送给十多位顾客的优惠券！经简单审问，该女孩很快就招认了是该酒楼的某高管昨天送给她的……也就是说，因为对结账的流程进行了小小的改动，该高管认识到藏匿在手中的优惠券已经没法套现了，所以转手就赠送给了这个小女孩。而这个小女孩估计是智商有问题，很快就把这位高管给出卖了……

那么，我到底采取的是什么方法，竟能简简单单地解决掉令那么多人都头痛的问题？

其实也就是一层窗户纸，在没有捅破之前大家都觉得神秘莫测，一旦捅破了，每个人都会发现原来如此简单！这也是我在财务顾问工作中经常遇到的现象：在问题解决之前，企业老板都觉得很有价值，而问题一旦得到解决，就马上觉得不值，因为看起来非常简单！

具体的方式就是：在包房顾客消费结束时，仍由销售经理代顾客到收银台买单。但买单结束，则必须由两个收银员当中的一个收银员持发票、找零和赠送的优惠券去包房亲手交给顾客，并当场给顾客口头汇报：顾客消费多少金额、使用了几张优惠券、收了顾客多少钱、本次消费再赠送几张优惠券。

这种简单的方式之所以能够起到效果，关键在于我给该酒楼设计有全套的完善的财务管控机制，比如收银员直属财务部管辖，财务部专门设置有稽核监督岗位，以及前述的一系列的、详细的、具体的内部控制管理的操作措施等。

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