厅采购作为餐饮经营的重要一环，如果遇到不良的供应商，不但损失了钱还会影响形象。下面听听行业人士是如何与商贩斗智斗勇了。
01、如何防范以次充优
现象：
价格商定之后，供货商拿次产品充当优质产品卖给餐厅，按照优质产品价格付款。比如原料质量从优到次分别为A、B、C三级，价格分别是A、B、C三个不同标准的价格，餐厅定了A级货，付了A级标准的货款，供货商送货时却拿B级原料充当。
这样的“猫腻”在账面上是看不出问题的，斤两不缺，价格也对，餐厅表面上“平”了账面，但实际上吃了亏。
“以次充优”的现象一般发生在蔬菜、干货、调料原料上。
反招：
防范这样的“猫腻”，最重要的一条就严卡质量关，餐厅制订统一的验收标准。比如验收青菜，就要具体到产地(具体到某省某市某个蔬菜产地，因为不同产地的菜品品质是不一样的)、规格(散装、袋装)、长度、叶子保持绿色的程度、有没有泥沙等等，最重要的是出料率指标。
出料率是衡量菜品利用率高低的指标，比如1斤芥兰能出料7两，出料率就是70%，低于这个指标的，拒绝验收。
02、冻货原料的以冰代料
现象：
虾、鱼等冻货原料中冰多料少、用冰块代替原料的做法。比如一种冻货，正常情况下解冻后1斤能出料8两，供货商送来的货却只出6两。
买的时候是按照1斤出8两的价格买的，最后却只出6两，那2两的货款实际上是买了冰水。这种在表面看不出来的“猫腻”实际上变相地提高了成本。
“以冰代料”的现象一般发生在冻货原料上。
反招：
防范这样的“猫腻”，就是冻货直接由供应商送货，按解冻后的规格验收、付款。比如所买的冻货应该1斤能出料8两，实际出了6两，就按照6两的重量付款。
03、调料原料保质不保期
现象：
批量进货的原料都有保质期，供货商把即将过期的原料卖给餐厅，比如一种原料的保质期是一年，而离保质期只有两个月的时候供货商卖给餐厅。这种“猫腻”虽然不像缺斤短两那么明显，但对餐厅造成的损失是潜在的。
“保质不保期”的现象一般发生在调料原料上。
反招：
防范这样的“猫腻”，餐厅应该确立自己的购货原则：保质期不到6个月的货物，拒绝接收;每一种原料入库的时候，要标明剩余的保质期时间，并且确保入库的原料在距保质期三个月内必须用完，保持原料的新鲜性。
04、海鲜原料鲜活不活
现象：
餐厅直接从供货商那里购买的海鲜，当天送来的时候很鲜活，而且是按照鲜活的价格付款，第二天就出现死亡现象。这种在表面看不出来的“猫腻”在海鲜原料的购买上相当普遍，给餐厅造成的损失也是潜在的。
“鲜活不活”的现象一般发生在海鲜原料上。
反招：
防范这样的“猫腻”，就是要给供货商确定好海鲜成活的时间，保证一定时间内海鲜原料的成活率，并且在保证的期限后按照成活率付款。
比如，桂鱼，餐厅可以不管供货商送货时的成色，只要保证3天之内的成活期有100%的成活率，就可以全部付款;如果3天之内有死亡的，最后只剩9成的成活率，按照9折付款。
每种海鲜有不同的成活期，餐厅在保证供货商一定利润的基础上制定不同的付款折扣。澳洲龙虾的最低成活期为30天，龙虾仔的最低成活期为15天。
对原料的养活期是餐厅根据自己的生意情况来采购，比如龙虾仔一般10天就能售完，那么就没必要买存活期在30天的龙虾仔，这样也是节约成本的好办法。
05、海鲜产品换水养殖
现象：
对一些海鲜产品来说，海水养殖和淡水养殖不光是海鲜的“自身要求”，现在也被一些供货商用来在“重量”上作文章。
因为这里面有一个秘密：用盐度稍微低的海水养殖海鲜，会让海鲜“快速”增重。比如不同地方的龙虾对水的盐度要求不一样，用不适合的水去养殖就会增加重量，本来是10斤，供货商用不合盐度的海水养殖后，海鲜的重量就发生了变化。而且，它们的成活期也会变的很短，这也就是为什么好多的海鲜老是养不活的主要原因之一。
而餐厅如果收了这样的海鲜产品，不仅海鲜品质受了影响，也在重量上吃了亏。
“盐度”问题一般发生在海鲜原料上。
反招：
防范这样的“猫腻”，就是酒店要了解各种海鲜产品养殖需要的不同水质、盐度，给供货商规定好不同产品的不同水质，货物进酒店经过一段时间的正常养殖后，按实际重量付款。
06、食材偷梁换柱
现象：
有些海鲜产品需要酒店亲自到养殖场订货，在养殖场看货的时候海鲜都很漂亮、鲜活，于是就订下了这批货，待酒店把货拉回去时却发现质量不如订货时、成色也不如先前好，这是怎么回事?原来是被供货商送货时“偷梁换柱”了。
“偷梁换柱”问题一般发生在海鲜原料上。
反招：
防范这样的“猫腻”，就要看好货、与供货商商量好价格后，餐厅不自己亲自拉货，而是暂时放在那里，让供货商把货物自己送过去，货到验收后付款。
餐饮采购一直都是餐厅的重中之重，稍有不慎不但会造成企业损失还影响了菜品的质量。因此，作为餐厅采购的负责人，除了要挖掘新食材，做好省成本的工作，更多的是要练就“火眼金睛”和精明的头脑。
们承接上一节的分享继续讨论：
餐饮的基本售价的确定，通过以下步骤：选料、测算净料的单位成本，投料数量、菜点总成本计算，最后根据企业规定执行的毛利率或成本率幅度进行计算。
同时，我们也得出了一个售价公式，其中参数包含“成本”、“成本率”与“1-毛利率”。
我们也介绍了餐饮系统里的“每日食谱”功能与使用方法。
上一节的分享内容原文如下：内部分享｜餐饮成本管理控制系统开发思路（二）菜谱功能
如何科学的进货与考虑因素
在我们已有的“知识库”中，我们了解到了餐饮成本的构成、定价的计算，学习到这里，可能你已经感觉有所收获了，接下来，我们开始真正进行食品的“采购环节”。
在这部分中，以下几点是需要考虑的：
- 涉及人员：采购人员、采购经理/餐饮部长
- 控制采购量：采购适量，不积压、脱销
- 节约成本：除了餐饮系统，在选择供应商时就应“货比三家”：以最优价格购买原材料
- 多渠道采购：确保货源充足供应。
- 技能：分辨原材料优劣，人员有控制成本的观念。
系统开发的策略
结合上述的行业经验沉淀，我们可以在酒店（餐饮）系统中，增加“采购管理”功能：
我们将采购置于业务功能内，并分为两部分：原料与成品。
采购管理（原料）
我们依据多年的酒店采购经验，得出采购方式的基础三类：临采、竞价和定向。
供应商，可以在“公司管理”-“供应商管理”中自行添加，体现了“货比三家”。
< class="pgc-img">编辑界面
编辑界面下方，则是相应的字段与采购的商品属性，正是我们需要考虑到的一点：
采购协议价格、实际价格、批号、保质期与备注，明确了采购过程中的考虑因素：
价格、小计（控制量）、食用期限。
相关采购功能
除了“采购管理”，还有“采购项目管理”、“采购供应商报价单”、“库存管理”、“临采入库管理”、“采购订单入库管理”、“出库管理”等功能。
其中值得一提的是，“采购订单入库管理”功能，能够明确记录产品的入库部门、时间，可提供相应明细，查看相应产品，避免重复购买。
< class="pgc-img">采购订单入库管理
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采购外的全流程
除采购管理，我们还需要做到以下几点：
原材料的贮存、生产加工中控制原材料成本，以及降低生产过程中的各种消耗。
顺带一提的是，《生产加工成本管控系统》解决方案经过重新设计，会与餐饮成本解决方案一同发送给您。
以上，也是相应的下期预告。
等“采购流程”全部介绍完，我们也会有一个流程图给大家。
以上，是我们对于餐饮业成本管理中的“采购管理”模块的功能设计，希望对您有所帮助。
一章 总则
某餐饮管理有限责任公司采购管理手册：整理发布www.392103.com
< class="pgc-img">第一条 目的
为加强xz餐饮管理（北京）有限责任公司（以下简称公司）采购管理，规范采购工作,保障经营活动的正常持续供应，加速资金周转，降低采购成本，特制定此手册。
第二条 适用范围
本手册适用于公司经营所需各种材料、设备及公司办公用品、劳保用品的采购(以下除非特别说明，以上所列物资统称为采购物品)，以及需通过协作厂商完成的各种成品、半成品、材料的加工。除非特别说明，采购物品与外协加工产品统称为采购物品。
手册适用人员：采购部、店管部、单店、中心厨房、财务部、综合办、监察办等涉及公司采购业务的所有员工。
第三条 手册管理方法
由采购部负责组织每年一次的手册修订工作，并由采购部签订发行。采购部拥有对手册的解释权。
由综合办负责手册的发放、更换和回收管理工作，并制作手册领用记录。
第四条 保密要求
注意做好手册保密工作。应按适用范围发放，采购部、中心厨房、财务部、综合办、监察办、店经理可领用完整手册，其他人员只领用与其相关作业的部分。应与领用者签订保密协议。
第五条 手册的更新
年度内内容调整以补充文件形式发布，补充文件要求进行编号管理，发放范围及发放回收管理与手册管理相同。
手册每年更新一次，年度更新时应将年度内补充文件分类归并到手册各章节。
第二章 采购组织
第六条 公司采购管理实行集中统一采购，除单店的零星采购外，任何部门和人员不得单独进行采购。
第七条 各部门主要职责：(需根据重新确定的组织结构调整)
（一） 需求单位：负责根据经营需求填写需求计划或采购申请和相应的价格建议；参与供应商的甄选；负责质量不合格采购物品及外协产品的评审并提出处理方案，负责将采购物品及外协产品在使用过程中发生的其它问题及有关信息及时反馈给采购部。
（二） 店管部：负责根据各店的需求计划、库存情况等填写物品采购申请；负责采购物品及外协产品的验收、存储与发放；负责对采购物品及外协产品的质量检测，负责对供应商生产工艺和产品质量的评估以及对供应商质量保证体系的考核，参与采购物品及外协产品使用过程的质量监督和质量问题的处理；参与对供应商的甄选；参与对采购价格的审核。
（三） 采购部：负责制定采购计划及采购活动的具体实施；对所采购物品及外协产品的市场行情、供应商情况进行跟踪调查，建立采购物品及外协产品价格信息库；建立采购物品及外协产品的质量记录；协助店管部制订最佳安全库存；负责对采购成本的控制；负责对供应商的管理；负责采购物品及外协产品的交货与协调；负责采购物品及外协产品质量问题的解决、退货与索赔；负责采购款项的结算支付。
（四） 监察办：负责对采购全过程的监督审察，包括对采购计划、签订采购合同、质量验收和结帐付款等采购过程每一环节的监控。
（五） 财务部：负责对采购计划及采购预算的审核；采购物品及外协产品付款凭证的审核。
第三章 采购计划
第八条 采购计划制订的依据
采购计划应根据经营计划、由店管部汇总的各店日常经营需求计划、各部门的采购申请、年度预算、库存情况、公司资金供应情况等确定，对经营急需物品，应优先考虑。
第九条 采购计划种类
根据采购物品的不同应分别制订年度采购计划、月度采购计划及日采购计划。
（一） 年度采购计划根据公司年度经营计划，在对市场信息和需求信息进行充分的分析和收集的基础上，并依据往年历史数据对比预测制订，该计划也是制订年度财务预算的主要依据之一。
（二） 月度采购计划是在对年度采购计划进行分解基础上，依据上月实际采购情况、库存情况、下月度需求预测、市场行情制订当月的采购计划，该计划也是制订月度资金计划的主要依据之一。
（三） 日采购计划是在对月度采购计划进行分解基础上，依据店管部对各单店每日经营所需物品的汇总审核后制订。
第十条 各店日常经营需求计划
各店根据每天的经营情况、物品日常消耗情况、库存情况向店管部报送每天的需求计划，主要包括每天的销售主产品及各种配料、一次性消耗物品等。
第十一条 采购申请的提出及审批权限
采购申请应注明物品的名称、数量、需求日期、参考价格、用途、技术要求、供应厂商（参考）、交货期、送货方式等。各种物品的采购申请应由以下各部门提出：
(一) 工程项目所需公司采购的材料、设备等，由项目负责人根据合同及设计任务书所作的预算，结合工程进度编制材料、设备采购清单（又称“材料表” ）作为采购申请；经部门负责人或授权人审核后，报开发副总审批；
(二) 日常经营所需的原材料、辅助材料、产成品（包括外协产品）、包装材料、低值易耗品等，由店管部根据经营需求及加工要求提出采购申请，经部门负责人或授权人审核后，报经营副总审批；
(三) 工具及配件、器皿、劳保用品、量检具等由使用部门在月初提出采购申请；经部门负责人或授权人审核后，由公司主管领导审批；
(四) 经营、办公等需要的大件设备和工具（属于固定资产投资类）由使用部门在年初编制固定资产采购申请；由公司总经理审批；
(五) 普通办公用品、劳保用品等由综合办根据使用部门需求统一提出年度或月度采购申请，经部门负责人或授权人审核后，由总经理审批；
(六) 库房管理员可根据日常领料情况和库存情况提出常备用料的采购申请，由店管部经理审批；
(七) 研究开发所需要的原料、辅助材料、工具、器皿、设备等，由技术中心根据需求时间提出月度或日采购申请，经部门负责人或授权人审核后，报营运副总审批。
(八) 以上各类物品如在年度预算外或超过年度预算，应经公司总经理审批。
(九) 部门负责人/授权人审核本部门的采购申请时应检查请购单的内容是否准确、完整，若不完整或有错误则应予以纠正。
(十) 经审批后的采购申请表由采购部审核汇总。审核内容包括采购申请各栏填写是否清楚，是否符合项目合同内容、是否在预算范围内、是否有相关负责人的审批签字、是否在审批范围内等。
第十二条 采购计划的管理
(一) 采购计划由采购部根据经审批后的采购申请制订，日采购计划由采购部经理批准执行，月度采购计划报请营运副总批准执行，年度采购计划需报请公司总经理审批。
(二) 采购计划应同时报送财务部审核，以利于公司资金的安排。
(三) 采购部经理应审查各部门的申请采购物品是否能由现有库存满足或有无可替代的物品。只有现有库存不能满足的申请采购物品才能列入采购计划中。
(四) 对于在采购计划内无法于需用日期办妥的采购申请单，必须及时通知请购部门。
(五) 物品需求单位对于申请采购物品若需要变更或撤销时，必须立即通知采购部，及时根据实际情况更改采购计划。
(六) 未列入采购计划内的物品不能进行采购。如确属急需物品，应填写紧急采购申请表，由部门负责人审批后，由公司营运副总核准后才能列入采购范围。
第四章 采购执行
第十三条 采购作业的执行
采购作业由采购部根据经批准的采购计划组织实施。采购应按照“择优、择廉、择近”的原则并严格按照采购计划按质、按量、按时进行采购。
第十四条 采购方式的选择
采购人员应按照采购物品及外协产品的不同，分别采取以下几种方式进行采购：定点供应商长期议价采购、比价采购和招标采购。
属于定点供应商供货范围内的物品，不管价值多少，可以直接从定点供应商处采购。不在定点供应商供货范围内的物品，需采用招标采购或比价采购。
(一) 定点供应商长期供货的物品范畴：
为有效降低采购成本，达到规模采购，并保证采购物品质量的稳定性与标准，以下消耗较大且常用物品应尽量采用定点供应商长期议价供货的方式：
2 生鲜类：包括猪、牛、羊肉、鸡、鸭、鱼、海鲜、蛋、常用蔬菜等；
2 干货类：各种肉食、海鲜、木耳、蘑菇等；
2 粮油、各种调料等；
2 饮料类；
2 经营加工用器材类、包装用材料、其它消耗品；
2 熟食、凉菜类委托对外加工产品。
(二) 招标采购的物品范畴：
1. 一次采购金额超过以下金额的大宗材料与设备：
2 进口材料和设备 ≥5万元；
2 国产检测仪表 ≥3万元；
2 计算机、显示器以及附件≥5万元；
2 电子类产品 ≥1万元；
2 常用工具、办公用品、劳保用品、耗材等 ≥1万元。
2. 工程装修项目中需公司采购的材料、关键设备等；
3. 一年内可在同一供应商处累计采购金额超过5万元的某类物品。
(三) 比价采购的物品范畴：
除定点供应商供货范围内以及符合招标采购条件的物品外的采购，以三家(包括三家)以上供应商的报价加以比较，最后选择性价比最优者予以订购。
第十五条 采购询价的发出
采购人员按照采购计划所列材料清单，参考采购物品及外协产品的市场行情、公司相关人员的信息提供、采购历史记录、厂商提供的价格资料等各种渠道的价格信息，对采购物品及外协产品的供应商进行充分的询价、议价。
(一) 采购人员在询价、议价过程中必须向供应商提供足够的信息以使供应商能顺利报价，这些信息包括采购物品或外协产品的品名、质量要求、数量、服务、交货期、交货方式、地点、付款办法等因素。
(二) 询价方式应采用书面询价，要求供应商提供签字或盖章的报价单，如只能采用电话询价方式，应获得采购部经理批准。
(三) 采购人员应要求供应商在接到询价资料后至少７天内以书信、电子邮件或传真形式反馈其报价意向（若供应商拒绝报价，则应将询价资料退还给公司），若询价资料寄出后供应商没有任何答复，采购人员应打电话或电子邮件与供应商联系，问清情况(如收到询价资料与否？)。
(四) 在询价过程中供应商如要求对采购物品及外协产品内容、技术要求、规范等作进一步澄清，采购员应该协调相关人员尽快作出答复，以使供应商有条件作出适当报价。
(五) 同类、同规格产品的询价应有三家以上供应商的价格资料，同时应建立采购询价比价台帐。台帐内容要包括：物品名称、型号、规格、主要技术参数、分承包方的单位名称、企业性质、质量保证体系、价格和运杂费用，并有综合分析说明和比价依据。
第十六条 询价资料的整理
(一) 采购员接到供应商的报价后，要评审报价的完整性和准确性，并了解报价的详细构成，需要时应通过会议或电话沟通以弄清供应商的报价。同时应整理收到的询价资料备查。
(二) 若供应商报价的物品与请购物品略有不同或属代用品者，采购人员应在请购单上详细注明相关信息，并报经采购部经理、使用部门或请购部门同意并备案。
(三) 采购员应确定一个初始目标价，以利于在随后进行的多轮谈判（3–4轮）及每轮谈判后目标价格的重新确定。多轮谈判的过程中如果需要，可要求供应商用以成本细分的方式再次报价。
第十七条 采购价格平台的建立
采购部信息管理员应依照以往的采购资料和平时收集的数据，分门别类地整理出一套完整的价格平台（采购价格平台），并根据情况随时更新，充实，以备相关人员选用。
价格平台应包含以下内容：
（一）材料（设备）名称；
（二）规格型号；
（三）主要技术指标；
（四）价格区间；
（五）厂家（或供应商）；
（六）索引。
第十八条 采购价格核准：
(一) 招标采购物品的价格由评标小组决定。在质量、服务标准、付款方式、送货方式等相同的情况下，价格最低者中标。如分歧较大，由公司主管领导或公司总经理决定。
(二) 供应商长期报价采购物品及外协产品，在事先议定的价格范围内，由采购部经理核准；超出议定价格范围外的，根据超出价格的多少，分别报公司主管领导或公司总经理审批。
(三) 比价采购物品，一次采购金额小于5000元的，由采购部经理审批；一次采购金额大于5000元的，由采购部经理审核后，呈公司主管领导或总经理批准。
第十九条 订购
(一) 供应商及采购价格确定后，由采购部统一向供应商订购，发出订购单或签订采购合同。
(二) 订购过程中实行执行的采购价格与经核准的采购价格有差异时，采购人员应按采购价格核准的审批程序进行重新审批，紧急情况下可直接报请营业副总审批。
(三) 属于下列特殊情况的，可实行委托采购。
1. 特殊材料与物品，采购部无法进行采购时，经公司主管领导审批后，可委托业务部门进行采购，但应严格执行本办法的相关规定。
2. 属于单店的零星采购物品范围，且月度采购金额累计在300元以内的，可委托单店自行采购，店管部负责监督单店的采购是否严格执行本办法的相关规定。
(四) 需预付定金、长期需用的原材料、经营用物品等、采购金额（ ）元以上或有附带条件的采购活动应与供应商签订采购合同。
1. 由采购员代表公司签订采购合同的，必须有公司总经理的授权；
2. 采购员负责根据规范的合同范本起草合同文本，报采购部经理审批并签署意见，必要时，监察部应参与合同文本的起草；
3. 监察部负责对合同的法律条款进行审查，并签署意见；
4. 在完成以上审查修改后，采购合同应报营运副总审核并签署意见后呈公司总经理批准加盖公司合同专用章。
5. 签字盖章生效的采购合同应分送财务部、验收单位、监察办等存档备查。
第二十条 交货及验收
（一）订购后采购员应及时将订购单交由信息员保管，信息员据此编制采购日报表（，订购单应同时送交收货单位。
（二）采购人员应按订购单或采购合同对供应商的交货进行稽催与协调，确保能如期交货。无法于约定交货期内交货时，应及时通知请购部门并列入重点催办项目。
（三）交货时一般物品由库管员(或收货人)根据订购单负责数量的验收，质检员负责品质验收；特殊物品由质检员负责组织使用单位、技术中心等业务部门或专家进行品质验收，库管员(或收货人)仅负责数量验收。品质如有不符，应立即予以退回。数量不符，应在验收报告中注明，要求限期补足或退款。库管员验货后方可办理入库手续。
（四） 对于采购商品已到货，同时采购部已收到供货方开具的采购发票，由库管员（或收货人）根据相关检验单据及实际收到货物情况，按照实收数量填写入库单并签字确认。入库单一式四联，一、二联留存库房（收货人）（第二联于月底财务稽核时送交财务处），第三联采购部核算员留存，第四联报销时送交财务部会计进行财务处理。
（五） 对于月末采购商品已到货并已经由相关部门验收，采购部未收到供货方开具的采购发票的，库管员（或收货人）应办理暂估入库（入库单上注明暂估字样），待收到货物发票及运杂费单据时，采购部拿以上单据到财务处确认金额，财务人员据此对应暂估入库单补办正式入库手续并办理调价（调价金额=发票金额 + 运杂费 - 暂估金额），进行帐务处理。
（六） 对于货款已支付，发票已收到，月末货物未到的在途材料或尚未验收的材料，由采购部进行管理，采购人员先根据发票金额填写入库单（注明应收数量及在途字样），并将发票拿到财务处确认金额，财务人员据此进行帐务处理。待收到货物后，采购人员再办理正式入库手续，交由库管员管理。该部分在途原材料应在采购部采购月报中体现，并与财务部“在途物资”明细账进行核对，以保证帐实相符。
（七）供应商或配送方直接配送到单店或现场的物品，由供应商或配送方根据采购部发出的配送指令直接向指定的地点送货，直接配送的物品应事先由质检员取样验收品质并签字认可，收货人负责根据订购单对物品品质和数量进行验收并填写收货清单，经签字确认的收货清单一式四联，一、二联留存单店或现场（收货人）（第二联于月底财务稽核时送交财务处），第三联采购部核算员留存，第四联报销时送交财务部会计进行财务处理。
第二十一条 进度控制与事务联系
(一) 采购执行过程中，采购部应按询价、订购、交货三个阶段负责对采购作业制定进度计划并进行进度控制。如未能按进度完成采购作业时，应撰写异常原因及预定完成日期，经主管领导审批后转送请购或使用部门，以便采取应对措施。
(二) 采购物品及外协产品在使用中出现问题，采购员应负责联系供货商，处理有关质量问题的解决、退换货、索赔等事宜。
(三) 外协产品生产加工过程中，相关业务部门应负责提供外协产品的品质要求并负责对加工单位的技术支持与质量监督。
